NTX integra supremas tecnologías de colaboración en Baker & McKenzie

La oficina de Baker & Mckenzie necesitaba contar con toda la infraestructura adecuada para cumplir en tiempo y forma con sus labores jurídicas. NTX fue el integrador responsable de hacer realidad sus sueños y sus más exigentes necesidades.

Si hay profesionales que necesitan estar comunicados esos son los abogados. Una mala interpretación, un error en un término jurídico o una reunión a destiempo puede dar al traste con meses de trabajo. El estudio de las leyes y su correcta aplicación en los distintos ámbitos del quehacer de los despachos legales es un trabajo intenso que en esta época global no puede detenerse a causa de horarios y distancias.

Baker & McKenzie empezó en 1949 cuando se juntaron cuatro abogados y una secretaria; hoy día es una de las más grandes firmas en el ramo. Tienen 77 oficinas en 47 países donde operan 13,000 profesionales. Es pues, una firma global en el más amplio sentido de la palabra. Seis décadas de servicios ininterrumpidos desarrollando soluciones para mercados e industrias locales con el mayor conocimiento legal de las necesidades de sus representados en México y Latinoamérica.

Así que cuando Baker & McKenzie necesitaba darle forma a sus oficinas de Lomas Virreyes, en el poniente de la ciudad de México, NTX alzó la mano para demostrar que podía ejecutar un proyecto integral donde habría que implementar soluciones tecnológicas para las salas de juntas, espacios de colaboración, la plataforma total de videovigilancia y seguridad, además de todo el tinglado audiovisual, control inteligente de iluminación y automatización del edificio.

El problema inicial para este proyecto fue que la obra ya había iniciado y NTX tendría que sumarse a planos ya trazados. Nada fácil cuando hablamos de dos pisos de oficinas que incluyen un salón de consejo, 9 salas de reunión, 6 meeting points (también llamados huddle rooms) y 16 oficinas privadas .

Espacios de colaboración, la clave    

“Una de nuestras prerrogativas como clientes, era que todas las salas de juntas deberían contar con la misma tecnología de audio y video, conectividad y facilidad de uso”, nos cuenta Óscar Selbach, director de IT de Baker & Mckenzie. “No estaban permitidas las excepciones”.

Las nuevas oficinas del importante despacho necesitaba una infraestructura robusta para hacer que cualquier rincón se convirtiese en un espacio de colaboración y productividad. “Diseñamos la iluminación arquitectónica, el control de accesos, el sistema de detección de incendios, el circuito cerrado de televisión, la administración y calendarización de las salas de juntas, los sistemas de colaboración audiovisual y multimedia, así como la integración y control de todos los sub-sistemas de ambos pisos”, relata el Ingeniero Fernando Zurbarán, gerente de proyecto de NTX.

Baker & Mckenzie tenía necesidades muy claras, las cuales significaron un reto importante para los expertos de NTX: “Esta empresa requería comunicación tanto local como los diferentes puntos del mundo donde exista un despacho B&M, control en administración de salas mediante el sistema Crestron Fusion, monitoreo y fácil mantenimiento de equipos funcionando, privacidad auditiva tanto en salas de juntas como en oficinas gracias al sistema de soundmasking, ahorro de energía permitiendo la posibilidad de permanencia del personal que se queda más tiempo a laborar sin verse afectados por el horario programado tanto en iluminación como en sistemas audiovisuales”, explica Zurbarán.

Muchas tecnología, máxima facilidad de uso

Para Felipe Castañeda Arellano, gerente de IT dentro de Baker & McKenzie, toda la obra debía girar en torno a la facilidad de uso, recordemos que los profesionistas del derecho no tienen tiempo ni paciencia para estar librando problemas con tecnología obsoleta o causante de problemas. “Para nosotros, era vital que todo tuviera una probada facilidad de uso del equipo instalado en nuestras salas de juntas y que eso conllevará una mayor productividad en las reuniones que se sostienen en estos espacios; toda la tecnología debía permitir el monitoreo y reportes del uso que se le está dando a nuestras diversos espacios”.

Como ya lo hemos mencionado Baker & McKenzie es una empresa global de servicios, lo cual también implica que muchas decisiones operativas se toman en otros lugares del mundo, eso le dio un giro a este proyecto de integración. Fernando Zurbarán nos lo cuenta: “Aunque los tiempos de implementación resultaban demasiado ajustados, el principal reto fue que la administración de redes no está en México, reside en la central de B&M en Chicago por lo que planear las VLans, el direccionamiento de nodos, dar de alta equipos en la red, programar puertos se van a comunicar, etcétera, todo eso y más dependía que toda autorización y configuración se hiciera desde la central lo cual tomaba su tiempo”.

Innovación global

Para Óscar Selbach, director de IT de Baker & Mckenzie, el nuevo espacio es digno de la afamada reputación de la empresa. “Se cumplieron las expectativas del proyecto ante los usuarios y clientes del despacho. También se logró la homologación de todas nuestras salas de juntas en sistemas de videoconferencia, iluminación, conectividad y diseño. Ahora tenemos espacios de colaboración que son utilizados de manera frecuente con tecnologías inalámbricas que a todos tienen muy contentos. También debo mencionar importantes ahorros generados con el sistema de control de iluminación. Finalmente logramos ambientes acústicos ideales, sobre todo para aquellas personas que trabajan en espacios abiertos, gracias al sistema sound masking con lo que preservamos la privacidad de las conversaciones, cosa que a nuestros clientes agrada de sobremanera”.

“Desde el punto de vista de nuestro departamento de IT, este proyecto nos avala internacionalmente ante todas las subsidiarias de Baker & McKenzie”, comentó Felipe Castañeda Arellano, gerente de IT. “Esto connota innovación, un gran valor de nuestra compañía, la cual se nota al otorgar facilidad en la administración de todos los sistemas. Más allá de eso, una instalación de esta naturaleza genera credibilidad de nuestros socios en el área y fomenta una cultura de mayor colaboración haciendo uso de espacios de conectividad total y favorecen a la realización de trabajo en equipo más eficiente y productivo”.

La imagen importa mucho

Así como los espacios de colaboración son el ancla de este proyecto, hubo otras consideraciones que tienen mucho que ver con la imagen de la empresa y con la productividad de sus ejecutivos. Esto es algo de lo más destacado en Baker & McKenzie:

-Sala de consejo con proyector Christie, pantalla Dalite de 130”, dos monitores Sharp de 70” a los flancos y sonido surround con bocinas Tannoy.

-Sistema de reserva de salas Crestron con pantalla táctil, el cual ocupa Microsoft Exchange para que cualquier ejecutivo pueda apartar un espacio desde su laptop o smartphone.

-El sistema de señalización digital consiste en monitores distribuidos en todas las oficinas, además de un videowall 9×9 unidades ubicadoen el lobby con los cuales transmiten información corporativa.

-El sistema Crestron Fusion que interactúa con el calendario del uso de salas así como el sistema de comunicaciones de Outlook a través del cual atienden la administración, mantenimiento, estadísticas de uso de sala, equipo instalado en cada sala, servicio para invitados (agua, café, etc.)

-El sistema de iluminación inteligente Lutron el cual está programado por horarios/calendario, reloj astronómico y sensores de presencia que interactuan con el sistema de control AV, los cuales permiten apagar la luz y el sistema audiovisual cuando la sala o espacio no está en uso.

-Dieciseis cámaras de videovigilancia con grabación digital, control de acceso mediante lectora de proximidad y detección de incendios para ambos pisos.