Al decir herramientas, usualmente pensamos en pinzas, taladro o los dispositivos con que ejecutamos una parte de lo que hacemos, pero hay otro tipo de herramientas que nos pueden ser de utilidad en otras etapas de nuestros procesos.

Si por un momento pensamos en un mundo ideal dentro de nuestra industria, en el que no hay limitaciones de presupuesto, curvas de aprendizaje, personal con los conocimientos o facilidades para implementación, veremos qué pensar en ellas es interesante y los beneficios para el cliente serían reales.

CRM (Customer Relationship Management)

Un software para gestionar los aspectos relacionados con el cliente, prospectos y los elementos alrededor de ellos como comunicación, seguimientos, fechas y mil cosas más.

La capacidad de administrar esta información da una visión de oportunidades que ayudan a planear el desarrollo de negocios. Este software es configurado de acuerdo a las necesidades de la empresa y los usuarios son los responsables de las ventas, de su disciplina en el uso para mantenerlo actualizado, dependerá su éxito.

Software para diseño de sistemas

Para diseñar un sistema no es indispensable un software, para sistematizar los diseños sí, estas herramientas permiten capturar las especificaciones técnicas de los equipos, agregar los componentes necesarios de manera automática y por supuesto, formar paquetes que incluyan algunos accesorios opcionales, definir longitudes de cable asociadas a cada producto y hacer diagramas de interconexión.

Existen diferentes opciones y algunas permiten hacer diseños a partir de responder una serie de preguntas, y al final, contar con una propuesta que contiene lista de equipos, funcionalidad y precio, todo en unos minutos.

Control de inventario y facturación

Este es uno de los softwares que más beneficios tienen; un control eficiente del inventario no solo permite ahorros, también saber dónde está qué, temas como préstamos, equipo en demostraciones o evaluación, definir responsables y hacer los rastreos correctos. Muchos de ellos llegan directamente a generar la facturación.

Al mismo tiempo, es uno de los más lentos y difíciles de implementar, requiere una serie de decisiones, una buena práctica es contar con un especialista que lo haga y de nuestra parte definir un equipo de trabajo que resuelva y defina.

Gestión de proyectos

También para este propósito hay múltiples opciones, la clave es saber usar los recursos y ponerlos en práctica, una vez hecho esto, podremos tener mas control sobre los programas de trabajo, y con esto, eliminar tiempos muertos que generan mermas frecuentemente no cuantificadas

Comunicación interna

Por la facilidad de uso y versatilidad es común usar WhatsApp o algún tipo de mensajería instantánea como método de comunicación interna, es muy conveniente que sea una herramienta dedicada, en la que se conserve registro de las conversaciones y compartir archivos, de esta forma se facilita el seguimiento. La principal virtud de estos sistemas es la posibilidad de estar al alcance en cualquier momento.

Almacenamiento de información

De alguna manera en prácticamente todas nuestras empresas esto está resuelto, pero contar con definiciones sobre los privilegios y políticas facilitara su buen uso, un elemento clave es contar con la información de cada proyecto fácilmente asequible y clasificada de acuerdo a los criterios establecidos y considerando las necesidades de respaldo.

Estas y otras herramientas nos permitirán un nivel de eficiencia que sin duda puede contribuir a hacer más rentables nuestras empresas. Si observamos con detalle, las hay para cada una de las etapas de nuestras líneas de negocio, ya sea para diseño, implementación de sistemas o servicio a clientes, por lo tanto, hay trabajo para todos los puestos en la organización. Tal vez, empresas con pocas personas manejen menor número de proyectos, pero sin duda las necesidades permanecen y de alguna manera el registro, control y manejo de información para el seguimiento es necesario.

Conclusión

A pesar de ser optimista, no estoy seguro de que el mundo ideal puede existir, pero sin duda el uso de herramientas hará de nuestras empresas entes mejor organizados y probablemente con esto logremos mejorar el servicio al cliente y la profesionalización de nuestra industria.

La clave de las herramientas es usarlas, este es el reto más grande en nuestra industria, muchas empresas han invertido en ellas y se han quedado en el camino por no dedicar tiempo o designar a un responsable para su implementación y que este reciba los apoyos necesarios y terminan por guardarse en un cajón, empolvarse hasta que alguien dice “esto no es para nosotros”. Las herramientas no son económicas y su implementación puede presentar retos, pero solo hay dos caminos, avanzar a pesar de los obstáculos… o quedarnos como estamos.

La música de hoy se le agradece y enormemente a Tore Brunborg y su sax, un estilo tranquilo y relajado, emotivo que se disfruta con facilidad, afortunadamente es prolífico y todo lo que pude escuchar vale la pena, es un acierto dedicarle tiempo y más si la sesión es acompañada por un whisky, hoy salió a relucir un Blair Athol, añejado 12 años en las tierras altas, ambos ¡fantásticos!