Por Sergio Enrique Gaitan S. Country Manager de AVIXA para México y Centroamérica
En casos pasados hemos hablado que la base de esta industria son los proyectos, y por eso mismo, uno pensaría que los tenemos bien dominados. Sin embargo, de manera general, es una de las áreas de oportunidad de la industria. En estas líneas, tocaremos varios de los dolores más comunes de las empresas de integración, y en varios casos, exploraremos las posibles soluciones; esperamos que te sea útil.
Los objetivos claros
La implementación de sistemas AV puede ser dolorosa, incómoda para la empresa y el propio integrador, y lo es aún más, cuando los involucrados (con más frecuencia del lado del cliente y otras especialidades), no ven valor, ni entienden por qué hace falta. Un buen amigo de la industria me contaba que en proyectos residenciales donde no tiene acceso o contacto con usuario final y pretenden que todo lo vea con el arquitecto, diseñador o asistentes del cliente, su respuesta es clara: simplemente no lo toma. Si el cliente que va a vivir en esa casa no está dispuesto a dedicar un poco de su tiempo a definir lo que quiere para ella, no hay manera de garantizar el éxito del proyecto, despues de todo, somos expertos AV, no lectores de mente de personas que ni están en la habitación.
El éxito de un proyecto AV comienza al tener claro cuál es el objetivo de éste y a veces, no suele ser relacionado con tecnología. Después de esto, es importante saber y compartir la idea de lo que se usará para medir el éxito del proyecto.
Solución: Durante las conversaciones de análisis de necesidades, agrega dos preguntas: ¿Qué objetivos permitirá alcanzar el proyecto? ¿Para quién es importante esto? Obviamente, no se trata solo de preguntar por hacerlo, sino de registrarlo y considerarlo en nuestra planeación, y ademas de eso, nos toca también recordar con frecuencia a los involucrados, el rol que nosotros jugamos en esa visión u objetivo.
BOM ¿Y el alcance?
Relacionado al punto anterior, hay dos cosas más que la industria muy frecuentemente hace en sus proyectos. La primera es que gira su conversacion, cierre y actividades alrededor de una cotización, que posteriormente se convierte en un BOM (Bill of Materials) o Listado de Equipos en español. Y es importante que el cliente sepa que carambas compró, sin embargo, para quienes formamos parte de la industria desde hace tiempo, incluso ver ese listado de equipos, no necesariamente explica las funciones o lo que pretenden que realice (o priorice) ese proyecto.
La segunda, es que constantemente nos quejamos de que no nos toman en serio o que nos toca pagar los platos rotos y sufrir los retrasos de todos los demás al final del proyecto, o peor aún, no recibimos la informacion necesaria para poder hacer nuestro trabajo, lo que se traduce en tener que asumir para avanzar, y luego rehacer para adaptarse cuando esa informacion llega mucho más tarde de lo que deberia.
Solución: Tenemos que tener información clara sobre “qué le toca a quién”, otros involucrados y el compromiso esperado y necesario del cliente, así como las fechas o momentos en qué necesitamos esa informacion o dependencias. Las propias funciones y descripción de la operación de un sistema AV es otra de las cosas que deben aparecer en dos informes clave.
El Alcance de trabajo o SOW (Scope of Work) y Acuerdo de Trabajo, son documentos que uno describe que es lo que nuestra solución hará por el cliente, mientras el acuerdo de trabajo describe qué nos toca a nosotros, y qué necesitamos del propio cliente y/o de terceros. Estos documentos deben ser suficientemente descriptivos, y deberían ser firmados por el cliente, de manera que acepte lo que nosotros haremos (y o qué no), y ademas se comprometa también a su colaboración en el proyecto, despues de todo, aunque ejecutado por nosotros, el proyecto realmente es de ellos.
Todos opinan y piden cambios
Algo muy frecuente en proyectos residenciales y comerciales o corporativos es que todos metan mano y opinen sobre el proyecto, desde cosas sencillas como dónde quiero determinado equipo, hasta la operación de la lógica de operación de un sistema. Cuando eso no está claramente definido y todos tienen voz y voto, la operación toma mucho mas tiempo y recursos y se alarga el proceso de instalación, ademas de que la entrega y aceptación del proyecto suelen ser en etapas o en “abonos”.
Solución: Cada proyecto necesita una estructura jerárquica claramente definida, que indique quién es el punto de contacto principal, defina los canales de comunicación y quién es capaz o los únicos responsables de tomar decisiones. Siempre es incomodo decir que no a algún cliente, pero tener una estructura clara permite que cada ajuste sea valorado primero por cada parte, y solo solicitado si realmente es justificado.
Con eso, disminuimos radicalmente la necesidad de cambios, los cuales de cualquier manera deben ser mencionados dentro de la documentación del proyecto. Esa mención debe incluir que sucede con ellos, quién los solicita o autoriza, y obviamente que afectación genera al proyecto en su totalidad.
Proyectos demasiado largos
Una de las principales afectaciones a los integradores, es el tiempo de duración de los proyectos. Es normal que sucedan cosas que afectan el tiempo de los proyectos, sin embargo, la industria suele ser no tan eficiente en el manejo financiero de los recursos.
Muy pocas veces he podido saber de empresas que consideran esto dentro del cálculo de sus costos o en sus acuerdos de trabajo, pero cuando hay afectación al tiempo de duración del proyecto como tal, con mucha frecuencia ya hay equipos almacenados, o entregados, lo que significa dinero atorado o parado.
Una empresa de integración normalmente genera dinero por la venta de productos y ejecución de servicios. Algunas pocas por operación de sistemas, servicios administrados, o tener personal en instalaciones de clientes, sin embargo, las estructuras no suelen considerar el prestar o financiar dinero a los clientes.
Solución: Mide el riesgo de cada proyecto en su implementación, y de ser posible, se establezca una línea de tiempo que considere pagos separados por productos y servicios, en el caso de retraso de proyectos (porque también es injusto cobrar por adelantado servicios que no se sabe cuándo se van a ejecutar), o financiamiento/penalización sobre productos y servicios ya entregados, si el retraso no es por culpa nuestra.
De nuevo, el objetivo no es ganar dinero por este concepto, sino al menos, no perderlo, y esto obviamente, deberia estar asentado en el acuerdo de trabajo.
En este año 2025 que comienza espero lo hagas con el pie derecho, y logres tener proyectos más exitosos y rentables. Sabemos que hay muchos otros aspectos de índole técnica que suelen aparecer en los proyectos, pero sabes que en AVIXA continuamente puedes encontrar herramientas que pueden ayudarte también en ese respeto.
Te deseamos un prospero 2025, lleno de salud y mucho trabajo, nos encantara ver lo que logras hacer durante el año.
¡Hasta pronto!
sgaitan@avixa.org
