En la actualidad es de suma importancia para las empresas tener presencia en todo el mundo, esto permite que sus oportunidades de negocio se amplíen y que muchas más personas conozcan lo que ofrecen o comercializan. Contar con herramientas tecnológicas que faciliten este proceso es ya una tendencia a la que cada vez más compañías recurren.
Los tiempos en los que sólo se usaban los teléfonos fijos quedaron atrás, ahora la comunicación va más allá que sólo comprenderla como un solo acto entre un emisor y un receptor. Inclusive soluciones como el sistema de videoconferencia están siendo desplazados por desarrollos integrales en los que la comunicación conlleva mayores posibilidades de comprensión y entendimiento. Ejemplo de esto es el sistema de telepresencia, una herramienta que poco a poco gana mayores espacios.
Esta herramienta de comunicación cuenta con una mayor infraestructura, la cual dispone de pantallas Full HD, sonido de alta fidelidad, ilumnación especial y una óptima conectividad de Internet. La telepresencia es una solución de gama alta para empresas, la cual genera una comunicación virtual entre los participantes en una junta de negocios o en una conferencia corporativa. De esta manera, los altos ejecutivos o bien el consejo de la empresa participa de manera activa, dinámica y cooperativa.
El objetivo de la telepresencia es lograr una comunicación más cercana, más personal y sobre todo busca reducir distancias y costos para los directivos que toman las decisiones importantes de los grandes corporativos.
Uno de los puntos fuertes de la telepresencia es que los participantes pueden conocer el lenguaje corporal de cada uno de los integrantes de la junta, esto es significativo ya que investigaciones, como la realizada por Judee K. Burgoon, demuestran que el 60 por ciento de la comunicación es no verbal. Esta solución permite conocer las expresiones faciales y corporales, mejorando así la comunicación y comprensión del mensaje para una mejor toma de decisiones.
Además los sistemas de telepresencia permiten conectar a varias empresas de distintos países estableciendo una comunicación bidireccional o multidireccional, fluida y flexible con un nivel de calidad óptimo. Hay una mayor retroalimentación, y con ella un mayor aporte de ideas y apoyo entre los directivos.
Con esta solución los participantes pueden verse y escucharse como si estuvieran prácticamente sentados enfrente o al lado. Con ello hay una interacción oral y gestual de mucho mayor impacto, lo que se traduce en una cálida y una estrecha comunicación. Además los recursos utilizados en las presentaciones como son: videos, gráficos y cualquier otro apoyo en la exposición tienen una nitidez con alta resolución, fortaleciendo aún más el mensaje en cuestión.
¿Quiénes deben usar el sistema de telepresencia?
El sistema de telepresencia está dirigido a compañías multinacionales o con representación en el extranjero, cuya actividad empresarial necesita obtener soluciones con equipos de gama alta. Es una herramienta útil y necesaria para los profesionales que trabajan en sectores como el marketing, la publicidad, análisis financieros y ventas, entre otros más, en donde la coordinación de equipos de trabajo y la toma de decisiones son esenciales e importantes para los objetivos de la empresa.
Cabe destacar que el sistema de telepresencia puede ser utilizado en diferentes contextos profesionales, como pueden ser: entrevistas, encuestas, consultoría y consejo, seminarios, capacitaciones, relaciones B2B (modelos de negocio en los que las transacciones de bienes o la prestación de servicios se producen entre dos empresas) y B2C (englobar las estrategias que desarrollan las empresas comerciales para llegar directamente al cliente o consumidor final).
Empresas y casos de éxito
Entre las distintas empresas que ofrece el sistema de telepresencia se encuentran las firmas Gesab y Cisco, entre otras más. Cabe señalar que dichas firmas son un referente en la actualidad instalando este servicio.
En primera instancia encontramos a la compañía Gesab, con sede en España, la cual se especializa en ofrecer soluciones en sistemas de videoconferencia y de teleconferencia. En los últimos años se ha dado a conocer por diseñar y construir entornos de trabajo funcionales y vanguardistas. Entre sus principales casos de éxito se encuentra el trabajo realizado para la empresa Acciona.
La compañía Acciona es una de las principales corporaciones empresariales españolas, dedicada a la gestión y promoción de construcción e infraestructuras (agua, servicios y energías renovables). Tiene presencia en 65 países y cuenta con 34 mil empleados, por lo que tomó la decisión de crear, en sus diferentes sedes, salas de telepresencia donde diferentes equipos en distintas ubicaciones lograran trabajar sin necesidad de moverse de su oficina.
La solución que el equipo de Gesab ofreció a la empresa Acciona fue la instalación de mesas multimedia de telepresencia en las distintas sedes, se trabajó sobre una estructura de Advantis NG con fenólico poligonal, manteniendo todo el cableado oculto, así como micrófonos y altavoces en toda la mesa, añadiendo además conexiones HDMI y RJ55. Todas las mesas fueron personalizadas con el logotipo de Acciona consolidando un sentido más corporativo.
El objetivo era incrementar el uso de este tipo de salas para realizar reuniones sin necesidad de viajar, y para ello la comodidad, el confort, la ergonomía, la funcionalidad y la integración con la tecnología eran aspectos clave.
Este caso de éxito es un claro ejemplo de que la tecnología de telepresencia es ya una realidad, y sus excelentes resultados radican en olvidarse de las fronteras a través de equipos de alta calidad y funcionalidad. Además de la telepresencia, Gesab se especializa en consolas de control de datos y en soluciones integrales en domótica.
Otra reconocida compañía que ofrece soluciones empresariales de tipo tecnológico es Cisco, y también cuenta con el sistema de telepresencia en distintas áreas como la educativa, sanitaria, financiera y por supuesto la corporativa.
La apuesta de Cisco va más allá que sólo el ámbito empresarial, para esta empresa con sede en California EU, el uso del sistema de telepresencia tiene un fuerte impacto en áreas como la educación, en donde los estudiantes pueden aprender a distancia sobre otras culturas a través de la conexión e interacción con escuelas de otros países. En este sentido, el poder realizar prácticas entre estudiantes, que están a varios kilómetros de distancia, es significativo ya que el aprendizaje es cara a cara en una sala virtual. Esto es ya se lleva a cabo en la escuela de negocios de la Universidad de Duke, en Carolina del Norte, en Estados Unidos.
Cisco ofrece un sistema de teleconferencias amigable y fácil de usar, proporciona herramientas flexibles, simples e intuitivas. Un plus dentro de los equipos Cisco es que se pueden complementar el uso de telepresencia con extensiones para Microsoft Exchange, lo que permite programar las reuniones o juntas directamente desde la bandeja de Microsoft Outlook.
El objetivo de Cisco es que sus clientes lleven a cabo reuniones de todo el mundo en un sólo lugar y aprovechar los recursos tecnológicos para que las juntas tengan la mejor calidad posible en audio y video para así mejorar la colaboración entre personas de una manera fiable y dinámica.
Entre los equipos de Cisco que destacan está el Telepresence Serie TX9000, el cual está compuesto por tres pantallas de HD de 65 pulgadas, cada una con videocámara; facilitan el contacto visual desde cualquier asiento. Hay dos sistemas, el primero consiste en una sola fila con capacidad para que 6 personas participen en la reunión y el segundo congrega hasta 18 personas.
Otro aspecto a señalar es el diseño curvo del escritorio y la pantalla, lo anterior tiene como finalidad dar a los participantes una mayor comodidad y una interacción plena ya que facilita y engloba el campo interactivo de las personas, logrando con ello una sensación de cercanía.
Cada asiento cuenta con conexión de red LAN, facilitando el uso de dispositivos móviles. En lo que respecta al sistema de audio, los altavoces se ubican por encima de las pantallas, lo que permite que el sonido tenga una mejor distribución en la sala. El formato de audio utilizado es AAC-LD, el cual proporciona un sonido más realista.
Como hemos visto
actualizar nuestra empresa y recurrir a los avances tecnológicos es una necesidad en el mundo que vivimos. No hacerlo conlleva muchos riesgos y en ocasiones puede ser el principio de una bancarrota inminente. Comprender a la comunicación como un sistema que nos permite interactuar, en complemento con el desarrollo de aplicaciones y soluciones tecnológicas, conlleva aventurarse en nuevas experiencia, abrir nuestro campo de conocimiento y con ello encontrar nuevas rutas de acción y de oportunidad.
Son muchas las empresas como Cisco o Gesab ofrecen soluciones de telepresencia. Es cuestión de conocer lo que requiere nuestra organización y con base en ello poder tomar la opción más adecuada. Lo que no se vale es quedarse estático ante los avances tecnológicos que hay día con día.
Ventajas del uso del sistema de telepresencia
- Reducción de gastos
- Ahorro de tiempo
- Aceleración de la toma de decisiones (eficacia y competitividad)
- Mayor y mejor comunicación
- Mejor imagen de empresa
- Mayor fidelidad y capacidad de servicio con terceros
- Transmisión del mensaje a una mayor número de personas en menos tiempo y sin la necesidad de movilizarlas de su lugar de trabajo
- Si se utilizan adecuadamente pueden proveer una educación y capacitación adecuadas