Siempre he pensado que una buena forma de ver los pasos para hacer algo bien es empezar desde atrás hacia adelante. Y pensando que en nuestra industria esto no es la excepción, hoy comentaremos sobre lo que representa la última fase del proceso de venta de un sistema: la entrega final.
No importa si el proyecto es residencial, comercial, corporativo, un estadio o lo que sea, es muy importante poner la atención adecuada a este tema, especialmente si durante el proceso —como es normal que suceda— llegaron a presentarse situaciones incómodas de discrepancias o no apegos al programa de trabajo que pudieron hacer que el cliente o alguno de los contratistas involucrados considere que no fuimos una buena selección de proveedor.
Por supuesto una característica del proyecto es que cada uno de ellos es diferente, pero de todas formas el primer paso es planear esta entrega y lo más importante de todos, es pensarla como si nosotros fuéramos el usuario que la va a recibir. Por lo tanto, es una buena idea hacer un plan detallado.
Documentación y programas fuente
Para esta etapa ya debemos tener lista toda la documentación del proyecto, desde la definición de alcances, planos con sembrados de equipos, diagramas de interconexión, cédulas de cableado y todo, absolutamente todo lo que se usó como una guía o referencia durante la instalación. Lo ideal es que, si hubo diferencias durante el proceso, éstas se hayan documentado para generar los planos “as built”, es extremadamente importante que tengamos la certeza que nuestra información está actualizada.
Los programas fuente como la programación del sistema de control, configuraciones de procesadores y equipos DSP son todo un tema. Hay quienes los entregan sin empacho y quienes no, esto lo define cada compañía de acuerdo a sus políticas e intereses, pero es muy importante que el cliente sepa si tiene derecho a recibirlos o no desde el momento que recibe la propuesta (es decir que a la firma del contrato o entrega del pedido debe estar consciente de ello).
Pruebas finales
El tema de pruebas es extremadamente importante, tanto que AVIXA desarrolló el estándar “Verificación de desempeño de sistemas AV” que establece 160 puntos de verificación en 13 disciplinas que van desde el audio y video hasta ¿qué hacer con las baterías una vez descargadas?. Parte de lo interesante es que no solo mencionan las pruebas, establecen como medirlas e indican que debe quedar registrado, quién y cómo hizo las mediciones para verificar si la prueba realizada cumple o no con lo especificado en el diseño del proyecto, este documento es una joya, digno de analizarlo y obtener lo mejor de él.
Calibración
La calibración es esencial en nuestros sistemas, una muy buena práctica es que el proceso de diseño contemple la información de referencia bajo la que debe operar el sistema, por ejemplo, ¿cuál es el nivel de presión sonora que debe entregar el sistema de sonido?. Sin este valor de referencia no podremos indicar si se cumple o no lo especificado.
Controles remotos y accesorios
Idealmente reunimos todos los controles, accesorios y manuales de equipos y los depositamos en una caja de plástico que rotularemos adecuadamente para identificarla con facilidad. Una vez entregado el proyecto es muy raro que el usuario recuerde dónde guardó algunos accesorios que después pueden ser necesarios en nuestras visitas de servicio.
Claves y Contraseñas
Al igual que los programas fuente, la entrega de claves y contraseñas es un tema interno en cada empresa, pero indiscutiblemente deben estar documentadas por lo menos para consulta interna en la compañía.
Es muy importante no pasar por alto que el tema de contraseñas seguras es nuestra responsabilidad y no solo eso, sino recomendar al usuario el uso de criterios de contraseña segura para todo lo que use. No olvidemos que nosotros somos los expertos y debemos usarlas y promover su uso entre nuestros usuarios.
Guía de Uso y Entrenamiento
Otra buena práctica es dividir este tema en dos; una guía de uso, breve y sencilla que indique los aspectos básicos para realizar una función y un manual más completo que mencione a detalle la operación de subsistemas y el sistema completo.
Estos manuales no solo son útiles al usuario, también a nuestro equipo de trabajo durante las visitas de servicio.
Conclusión
La entrega de un proyecto nos presenta dos grandes oportunidades, la primera es mostrar el profesionalismo y capacidades de nuestra empresa y la segunda, planear y organizar el evento de entrega para generar una relación de largo plazo con el cliente.
La entrega representa el cumplimiento del compromiso escrito en el que definimos los alcances del sistema, si el proceso completo desde la prospección hasta la entrega del proyecto es bueno, lograremos usuarios satisfechos y continuas oportunidades de negocios.
La música de hoy es uno de mis álbumes favoritos, de Keith Jarrett, Solo Concerts: Bremen/Lausanne grabado en esas ciudades en 1973; el álbum con sus dos discos es una muestra del talento musical de Jarrett, basado en improvisaciones, a veces con grandes dinámicas y por momentos profundamente emotiva, es una de esas obras que como una buena película de acción nos mantiene al borde del sillón, en este caso para poner la mayor atención posible y saborear la experiencia. No han sido pocos los casos en que lo escucho dos veces seguidas.
Y para acompañar un álbum tan emotivo apareció un whisky de especial sabor, un Balblair 05, de las tierras altas, delicioso sabor afrutado, pero al mismo tiempo a especias, otro de mis favoritos. ¡Háganse un favor! Esta combinación es sorprendente, si no es con whisky (y no veo por qué no pueda serlo jejeje) alguna otra bebida, pero vayan a Spotify, You Tube o mejor aun consigan el material original, pero escuchen esta obra y pasaran un rato fantástico.