Por Sergio Enrique Gaitán S.
En la entrega anterior hablamos de la profesionalización como una alternativa bastante útil para diferenciarse, y mencionamos una de las normas de AVIXA que podrían ayudar, la ANSI/AVIXA D401.01:2023, Documentation Requirements for AV Systems.
Esta norma, como su nombre lo indica, propone la documentación necesaria para todo proyecto audiovisual; sin embargo, partiendo de lo obvio, cada proyecto de audio y video profesional es diferente, y es justo esa identidad única una de las complejidades principales para la industria.
Es por eso por lo que elegí dar continuidad a este tema. No para revisar a detalle la norma, que por sí misma se explica de una manera bastante clara, sino para hablar de los beneficios que pueden encontrarse en un fragmento de ella y aprovechar para resaltar algunos de sus elementos o consideraciones principales que pueden también brindar grandes beneficios. Las normas y estándares de AVIXA son como los llamados a misa: completamente opcionales. Y si bien quien los sigue puede afirmar y difundir que sus procesos se apegan a estándares internacionales, aun sin adoptarlos al 100 % pueden dejar aprendizajes muy valiosos.
La clasificación de los proyectos
Para hacer una clasificación lógica y, sobre todo, objetiva, la norma explica la asignación de 1 a 3 para 11 factores diferentes que forman parte de un proyecto. Solo 2 de los 11 factores quedan a interpretación del evaluador: la complejidad técnica y los factores de riesgo del proyecto. El resto de los factores se evalúa de acuerdo con una matriz, y el total de puntos define si el proyecto es clasificado como un proyecto simple, uno moderado o uno complejo.
Para no dejarte en suspenso, algunos de los factores que evalúa la norma para la clasificación son la distribución geográfica, el presupuesto, el número de espacios y de campus, y la urgencia. Así que, como puedes ver, no es algo complejo, sino algo que cualquier persona o equipo con más de un año de experiencia en la industria puede hacer en menos de diez minutos.
Volviendo a la norma, para fines prácticos, estos son los documentos que debe considerar cada una de las diferentes categorías de proyectos para cumplir con la norma. Está claro que la norma propone la documentación mínima indispensable para el proyecto, con el fin de facilitar la implementación, minimizar desperdicios y mejorar la rentabilidad, así como controlar mejor todos los detalles de este.
Pero, como ya lo comentamos, la idea no es enfocarnos solo en la norma, sino exponer algunas ideas sobre lo que podemos lograr si hacemos la categorización de proyectos dentro de la empresa de integración.
Ahorro y enfoque
Si bien es un hecho que el grueso de las empresas hoy ya tiene un estándar de documentación, es fácil entender que no necesariamente aplica la frase “one size fits all”. Estandarizar la documentación es una gran práctica interna; sin embargo, ya mencionamos que los proyectos no suelen ser iguales. Eso puede ocasionar discrepancias entre el esfuerzo invertido y las demandas reales del proyecto. Que proyectos sencillos entren en una maquinaria de producción de mucha documentación podría ser un desperdicio de tiempo y recursos que bien podrían dedicarse a otras actividades, sin contar el hecho de que esto obviamente genera costos y, de la mano de esto, es normal que el precio del proyecto pueda o tenga que subir en consecuencia.
Contar con categorías incluso permite, también de manera consciente, tomar la decisión de especializarse en cierto tipo de proyectos, elegir cuáles sí y cuáles no se alinean con la estrategia y estructura de la empresa, e incluso influir en los precios, como lo plantearemos más adelante.
Asignación de recursos y personal
Industrias especializadas como esta suelen generar diferentes fenómenos alrededor del personal que forma el equipo. Es normal entonces que encontremos dentro de cualquier empresa personas que tienen amplia experiencia y conocimiento, suficientes para resolver lo que sea que enfrenten, y, en contraste, también encontrar personal nuevo, aún aprendiendo qué es la industria proyecto a proyecto, con la obviedad de que existen muchísimos escalones en medio de ambos perfiles, y que pudieran formar parte del mismo equipo.
Aquí es donde se abren las posibilidades al contar con una categorización. La existencia de categorías permite la implementación de políticas o reglas de trabajo. Si tenemos, como lo dicta la norma, proyectos simples, moderados y complejos, es fácil decidir a cuáles de ellos comenzaremos a asignar ese personal nuevo, cuáles pueden considerarse de entrenamiento, dado que representan un riesgo mucho menor, y cuáles otros deberían contar con la atención completa de personal especializado. Esto, de manera directa, puede vincularse tanto con la estructura de costos de cada categoría de proyectos como con la misma asignación de precios de servicios. Normalmente el conocimiento, si bien es una inversión, suele crecer en costo conforme se avanza en complejidad. Así que, si contamos con técnicos experimentados, que además cuestan más tanto a nivel salarial como a nivel entrenamiento y desarrollo, y otros que van comenzando su carrera, ¿qué tanto sentido tiene que asignemos de tiempo completo al técnico experimentado a un proyecto simple? Y, además, ¿deberíamos cobrar lo mismo por los servicios de ambos tipos de perfiles? Este enfoque es claramente diferente, pero abre posibilidades en las que, a mi parecer, al menos vale la pena detenerse a pensar.
Estrategia de precios y de productos
Como ya se mencionó, si un proyecto requiere menos cantidad de documentación, o sea, menos tiempo, y además existe la posibilidad de convertir los proyectos en una herramienta vinculada al plan de carrera y de desarrollo del equipo, perfiles de puestos y habilidades requeridas para cada nivel o categoría de proyecto, y además a diferentes perfiles, diferentes costos, entonces, ¿qué tanto se abren las posibilidades para agregar una capa superior que influya ya en la estrategia comercial?
En mi carrera profesional, durante mi vida previa a AVIXA, al colaborar en una empresa de integración, me encontré con que algunos proyectos, en particular los de monto menor, que además solían ser, según la categoría de la norma, simples, no eran los ideales para la empresa donde trabajaba. Poner en movimiento al ejército de técnicos y diseñadores, en una empresa obsesionada por el conocimiento y la excelencia, para un proyecto económico y simple hacía que la burocracia y la baja rentabilidad resaltaran frente a otros proyectos, y además distraía al equipo de operaciones de proyectos mucho más complejos y más rentables.
En contraste, una empresa joven y nueva definitivamente puede encontrar en los proyectos complejos su propia tumba, al no dimensionar la cantidad de recursos que devoran, y, en cambio, puede encontrar en proyectos simples la fórmula perfecta para cerrar rápido, implementar rápido y cobrar rápido, favoreciendo el flujo de efectivo.
Y, al mismo tiempo, para empresas de integración medianas, esto permite armar una estructura para atender todo tipo de proyectos de manera eficiente. Precios más competitivos para quien así lo requiere, y expertise y músculo para quien lo valora y lo paga.
De nuevo, no es necesario seguir al centavo la norma (aunque seguirla te permite promocionarte como alguien que se apega a estándares internacionales). Lo que esta propone es un mínimo de documentación requerida para equilibrar la eficiencia con la información requerida y disponible, y es trabajo de cada uno elegir si lo mínimo es lo que mejor se acomoda a sus necesidades o si prefiere superar ese requerimiento porque empata mejor con la estrategia de la empresa. Sin embargo, simplemente hacer este ejercicio permite que esto sea una decisión pensada en vez de algo que simplemente sucede. De la misma manera, el resto de las ideas presentadas buscan ser herramientas para pensar diferente a como tal vez lo vienes haciendo. Después de todo, las herramientas que AVIXA ofrece pueden tener varios usos que, incluso sin implementarse, solo usadas como referencia, nos permiten acercarnos a la visión de contar con una industria mejor, donde las empresas y profesionales toman decisiones y eligen el rumbo que desean seguir.
Ya estamos a unos días de InfoComm América Latina. Sabemos que, tras el éxito del año pasado, las expectativas siguen siendo altas, y el evento está completamente orientado a ser útil para ti. Espero que puedas visitarla y recorrerla, y, si gustas, podemos hablar sobre la misma norma, la cual cualquier miembro de AVIXA puede descargar sin costo; y, si no eres miembro, búscame durante la expo para compartírtela. Si eres miembro, igual acércate y hablemos durante la expo. Me encantará ponerme al corriente y saber qué estás haciendo.
¡Abrazo!