En cualquier ambiente laboral deben existir espacios de reunión en donde dos o más personas se puedan sentar cómodamente a entrenar, debatir o planear cualquier tópico importante para su organización. Estas salas de juntas o reuniones pueden ser de cualquier tamaño: grandes, para más de 14 personas, medianas para grupos entre seis a 14 personas o pequeñas para grupos menores a seis personas, conocidas como Huddle Room.

El diseño de un Huddle Room es muy sencillo, pues solo vas a tener máximo seis personas que estarán sentadas, pero, ¿Qué elementos se requieren para un Huddle Room? ¿Cuáles son las características de diseño? ¿Quién opera el sistema?

Lo más importante al diseñar cualquier espacio es poderse sentar con el cliente y tratar de definir lo que él desea; en situaciones normales el cliente nunca sabe lo que quiere, por eso su misión como diseñador es poder descifrar lo que necesita.

Hoy día tener una oficina es muy sencillo, puedo ir a cualquier espacio colaborativo y rentar un escritorio con todas las facilidades, incluido una sala de reuniones pequeñas. Esto ha ayudado a que el diseño de espacios pequeños prolifere.

Es normal encontrar que los Huddle Room sean utilizados por muchos ejecutivos de diversas áreas, también es importante que el personal no requiera entrenamiento, ya que capacitar o emplear una persona que administre el espacio puede ser costoso. Así que el primer paso para diseñar un Huddle Room es definir quien lo va a operar, así el diseñador podrá definir el grado de dificultad de equipos a utilizar, lo más recomendable cuando no exista un administrador técnico, es tener sistemas plug and play, que solo requiera conectar un cable y el sistema esté operando.

Cuando son muchos Huddle Rooms se recomienda tener un operador o administrador que esté en calidad de soporte técnico en caso de falla, no es un administrador que agende las salas, es más bien una mesa o línea de ayuda que es disponible por si algún equipo falla o si el personal que utiliza la sala no es capaz de operarla por algún motivo.

Como ya definió qué tipo de personal va utilizar la Huddle Room en un espacio laboral, especifique los equipos que va a ubicar, o mejor dicho, ¿cuál es el finalidad de las salas?

La primera opción son las salas que no tienen equipos electrónicos, esas salas son diseñadas específicamente para entrevistas personales, donde no se requiere reproducción audiovisual y/o contacto con el mundo exterior. Lo que un diseñador debe especificar en este tipo de sala es el aislamiento acústico, este debe ser lo suficientemente bueno para no permitir el ingreso de sonidos no deseados (ruido), ni que la información tratada salga de la sala, debe garantizar la privacidad. Este espacio para una empresa audiovisual de instalación no es interesante, pero las condiciones de instalación arquitectónica son las mismas para las que trataremos a continuación. Se utilizan teléfono fijos o celulares para comunicarse con el exterior.

Los Huddle Room son diseñados es su gran mayoría para tener contacto con el exterior, básicamente para realizar conferencias remotas, aunque el principio de diseño es similar a una sala de conferencia convencional.

Básicamente tenemos dos tipos: salas de teleconferencia y salas de videoconferencia. La diferencia con una sala de juntas radica en la simplicidad de operación. Como diseñador debe tener presente que su objetivo es poder diseñar salas sencillas, sin complejidades, sin necesidad de soporte técnico. Los sistemas de teleconferencia utilizan señales de audio para transmitir información, simulando llamadas, no hay contacto visual con la otra fuente de información. El sistema de videoconferencia tiene una comunicación en audio y video, por lo que la persona puede observar a una o varias personas al otro lado de la comunicación.

Los Huddle Rooms no requieren por definición de sistema de amplificación por bocinas, ya que el espacio donde está diseñado es pequeño y la amplificación proviene de la laptop o del sistema de micrófono en mesa, en la gran mayoría de sistemas se utilizan micrófonos boundary (aunque he observado que utilizan también micrófonos digitales USB). En Audio-Technica tenemos una gran variedad para este tipo de soluciones (de mis preferidos el AT2020USB+).

Lo que si debe tener este tipo de salas son mezcladores o procesadores que capturen la señal de los micrófonos y se conecten fácilmente a la laptop para realizar la transmisión a través de softcodecs como Skype (tradicional o meeting) o sistemas de video conferencia, mi recomendación es el nuevo ATDM-0604, un sistema económico y fácil de operar.

Los sistemas de teleconferencia o videoconferencia no deben ser costosos para las soluciones Huddle Room, pues como lo he mencionado, los costos de administración de estas salas deben ser muy bajos, por eso no recomiendo adquirir sistemas muy complejos y costosos. En el mercado hay muchas marcas de sistemas de teleconferencia y videoconferencia que pueden cumplir con la totalidad del trabajo, lo que si no debe escatimar es en el ancho de banda digital que requieren estos elementos. Cada fabricante le informa ¿cuál es el ancho de banda de internet necesario para que el sistema opere sin ningún problema? Como diseñador debe documentar e informar al cliente de este requerimiento, así evitará problemas porque las llamadas se “caen” o se “cortan”.

Espero que estos consejos de diseños de salas tipo Huddle Room sean de ayuda para desarrollar su proyecto audiovisual, recuerde, no importa la calidad de los elementos, no importa el costo del proyecto, si no tuvo en cuenta la necesidad de su cliente, si no supo leerlo, el proyecto puede ser un fracaso.

Si tiene alguna duda sobre este artículo no dude en consultarnos, posiblemente tenemos una solución para su proyecto. Email: jtamayo@atus.com.