Vivimos momentos muy complicados y en la mayoría de las empresas hay múltiples “frentes de ataque abiertos” buscando ingresos para salir adelante de la mejor manera posible. Sin embargo, esto también podría verse desde otra óptica: como una seria oportunidad de reinventar a nuestras compañías.
Considero que uno de los problemas más importantes de nuestra industria es a pesar de todo, rara vez somos vistos como los profesionales que realizamos implementación de tecnología, desafortunadamente en muchos casos ese punto de vista viene de usuarios que en algún momento fueron atendidos por alguna compañía de nuestra industria y por alguna razón la relación se desgastó, al grado de dejar en el cliente una experiencia no grata. El daño se refleja cuando inevitablemente el cliente nos compara con alguna otra especialidad que le hace trabajos y lo hace mejor que nosotros. Así que una de las áreas de oportunidad, y a la que podemos dedicar tiempo, es planear mejoras para profesionalizarnos y aquí van algunas ideas.
Procesos
Un proceso es un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo. En nuestras compañías sería ideal contar con procesos independientes para las actividades esenciales, por ejemplo, uno para ventas, otro para la ejecución del proyecto, etc. Los procesos indican la secuencia, responsables y documentos empleados en las etapas de cada proceso. Es importante tener tantos como sea necesario, mantenerlos actualizados, pero lo más importante es que sean conocidos por todos los participantes que deben seguirlos, de lo contrario no son de utilidad y pasa lo que, en muchas ocasiones, cuando existen procesos… guardados en el cajón de un escritorio esperando que haya una oportunidad para dar el siguiente paso.
La experiencia nos dice que el proceso no debe ser construido por las cabezas de la organización, sino por el personal que realiza las tareas y que sufre los problemas e ineficiencias, o bien que tiene ideas de cómo mejorar algo para obtener mejores resultados.
Una vez creado el proceso, debe difundirse para que los participantes lo entiendan con claridad y debe revisarse periódicamente para validar su funcionamiento y posibles mejoras, es ideal que el proceso se actualice con la frecuencia necesaria y cada vez que se actualiza se difundan los cambios.
El proceso será de utilidad únicamente si los participantes lo conocen, lo siguen y se le da mantenimiento.
Pertenencia a organizaciones
Aunque el tema económico requiere ser cuidadoso, es importante considerar la importancia de la membresía a organizaciones de nuestra industria. No es común dedicar tiempo a estudiar todo lo que ofrecen las organizaciones como AVIXA o CEDIA, por supuesto están los congresos y cursos, pero al navegar entre información técnica y participar en sus seminarios virtuales (muchísimos son gratuitos y en español), mención aparte merecen los estándares de la industria.
Estas organizaciones han dedicado importante cantidad de recursos para crear estándares, que son mejores prácticas que generan resultados consistentes y que fueron desarrollados por voluntarios de empresas como las nuestras; el papel de las organizaciones es coordinar a los voluntarios, crear la estructura para lograr los resultados y difundirlos, normalmente de manera gratuita para los miembros. Su implementación tiene grandes beneficios, no solo en aspectos técnicos, también en la operación del día a día, que nos permite mejorar los procesos.
Entrenamiento
En nuestra industria el entrenamiento debe ser permanente, la tecnología evoluciona continuamente y es indispensable permanecer estar actualizados, argumentos como “no tengo tiempo” o “estoy muy ocupado para ir al curso”, van en contra de nuestra industria y el cliente, el entrenamiento debe formar parte de las actividades cotidianas de trabajo. Un área de oportunidad es establecer programas de entrenamiento por puesto. Si hoy ingresara una persona a la organización, cuanto tiempo debe dedicar a tu entrenamiento para alcanzar el nivel esperado y ser autosuficiente y determinar la posible asignación de un presupuesto.
Los proveedores pueden ser de gran apoyo en este punto, tanto en general para toda la industria como en lo particular, para nuestra compañía. Lo que espera el proveedor es que haya algunas definiciones.
Una buena idea puede ser incluir otros temas en el plan de entrenamiento, no sólo aspectos técnicos, sino temas de interés general como trabajo en equipo.
Para que el entrenamiento genere los resultados esperados, hay dos requisitos, la participación del personal y el patrocinio de los jefes, que fomenten el entrenamiento como una actividad obligatoria. Se obtienen excelentes resultados cuando supervisores y gerentes son evaluados por el avance del personal a su cargo en los cursos asignados.
Conclusión
Quienes más ganaríamos con la profesionalización de nuestras compañías somos nosotros mismos: ser vistos como profesionales y no como artesanos a quienes se les puede regatear o dejar de pagar. La profesionalización también es útil para saber identificar a los clientes que no son para nosotros, por su personalidad, esquemas comerciales o alcances del proyecto. Este es un excelente momento para pensar sobre ello.
La música de hoy estuvo a cargo del trio Rymden con su álbum “Reflections & Odysseys”. El trio está integrado por Dan Berglund en el contrabajo, Magnus Ostrom en la batería y Bugge Wesseloft en el piano, se trata de un super grupo de jazz, con música llena de energía, y como no, si los artistas del bajo y batería colaboraron en el trio EST. Por supuesto no faltó un buen whisky que acompañara esta tarde musical y toco el turno a un whisky de GlenGrant de 12 años, color dorado y de sabor afrutado que acompaña de maravilla a este grupazo.