Recomendaciones para desarrollar salas de conferenciasinst:all Tecnics 1 agosto, 2016 Mi experiencia como consultor y diseñador de sistemas audio visuales me ha llevado a desarrollar algunos modelos de diseño que permiten una satisfacción casi del 100% del cliente final quien es el que utilizara el sistema AV. La mayoría de los modelos utilizados en las empresas de instalación están basados en el presupuesto o costo de la obra, los modelos nuevos plantean que se debe basar la solución en las necesidades de la persona que lo utilizara. A continuación entregaré algunas recomendaciones que lo pueden ayudar en el correcto desarrollo del proyecto. Escuchar al cliente Es sencillo decirlo, pero muy pocas compañías lo aplican. Las empresas de instalación tienden a creer que se la saben todas porque han desarrollado muchas salas de juntas, y he observado que dicen al cliente “yo sé lo que usted necesita”. Pero no se toman el tiempo de escuchar las necesidades reales del cliente. Elabore un cuestionario base en donde puede realizar preguntas claves para el diseño y/o desarrollo del proyecto, este cuestionario debe incluir preguntas como instalación de cables, redes de datos, presupuesto, permisos y más. Tenga en cuenta quien va operar el sistema Los sistemas audio visuales o AV siempre han requerido un grado de conocimiento técnico en la ejecución y operación de la sala, pero generalmente quien opera la sala es personal técnico no calificado como secretarias, ejecutivos y en algunos casos personal de aseo. Asegúrese de realizar un diseño de acuerdo a quien operará la sala, y si es alguien con poco conocimiento técnico realice un diseño y documentación de acuerdo al nivel profesional de la persona. No es vender equipos, es ofrecer una solución Las salas de juntas no se pueden ofrecer en una revista de equipos o un folleto comercial, requieren investigación del cliente, conocimiento técnico e imaginación. Estudie los equipos de las marcas con las que trabaja. Analice modelos económicos y costos, ventajas y desventajas de cada uno. Cuando realice un diseño haga el ejercicio con varias marcas analizando presupuestos, ventajas y desventajas. Analice tecnologías nuevas, estudie redes de datos IT No es un secreto que las redes IP se están apoderando del mundo tecnológico. Todo está convergiendo hacia Ethernet. Los sistemas AV están siguiendo este camino, empezaron las video conferencias, ahora se habla de protocolos como Dante, AVB, AES67 entre otros. Si, el mundo AV se está transformando en IT, por eso usted que es un experto en AV debe empezar a estudiar IT, y ofrecer sistemas de este tipo. Tiene el beneficio que en la mayoría de las empresas los responsables de los sistemas AV son generalmente los responsables IT, así que si usted empieza hablar el mismo idioma que ellos seguramente el tratamiento que se les dará a ellos será mas eficiente. No se desanime cuando le rechacen el presupuesto, aprenda a negociar Cuando hablo de negociar no es que el cliente le regatee el precio, no es que usted incremente el precio de tal manera que el cliente le pida un descuento y usted sepa hasta donde bajar. Presente diseño modular en donde sea fácil retirar algún elemento y automáticamente usted sepa que costo tiene, déjele claro al cliente porque quita el módulo de diseño. Documentación del proyecto Desde el primer momento que usted se reúne con el cliente para conocerlo, documente la información, lleve una bitácora con preguntas, respuestas. Documente cada correo, archive la información, las propuestas, los cambios. Así usted podrá revisar toda la información antes, durante y después del diseño o ejecución de la obra. Si hay un error por culpa de un cambio y el cliente autorizo éste, es una buena forma de mostrarle al cliente que ni usted ni sus compañeros tuvieron ese error; nunca trate de culpar al cliente. Acompañe el proceso de instalación en todo momento Aunque no sea el momento para que la instalación AV inicie, acompañe el proceso constructivo de la sala de juntas. Analice con las demás áreas de instalación los elementos como iluminación, aire acondicionado, energía, etcétera. Desplazar un elemento de otra rama puede perjudicar notablemente la instalación de equipos AV. Hace algunos años instalaron un rociador de agua justo encima del rack AV, no espere que le pase este inconveniente. Capacite al personal Realice capacitaciones y evaluaciones constantes al personal de instalación, diseño, ejecución, inventarios. Tener el conocimiento fresco hace que se reduzcan los errores por falta de información. Antes de iniciar la instalación de una sala de juntas, realice una reunión técnica con el personal de instalación en donde lo capacitara sobre el diseño que van a instalar, analicen casos de posibles inconvenientes. Documente con fotografías los procesos de instalación. Utilice adecuadamente su registro fotográfico Los registros fotográficos son de gran ayuda, los puede utilizar para: -Documentar el desarrollo de la obra. -Analizar errores o problemas en las obras. -Ayuda visual para mostrarle a futuros clientes las soluciones realizadas. Utilice adecuadamente los registros fotográficos de las obras, asegúrese que sean una herramienta para su proyecto. Desarrolle métodos propios El diseño e instalación AV en parte es un arte, aprenda de los mejores, documéntese, estudie, realice seminarios, cursos de diseño e instalación, visite ferias, certifíquese pero siempre buscando desarrollar su propio método. Los clientes valoraran sus opiniones y recomendaciones, transmita este conocimiento a sus mandos superiores como sub alternos. Espero que estos consejos como diseñador AV sean de gran utilidad. Si tiene alguna duda puede contactarme a jtamayo@atus.com o través de la revista. Juan Tamayo es Ingeniero Electrónico certificado CTS (2015) con 10 años de experiencia en el desarrollo de proyectos audio visuales. Actualmente es Ingeniero de Soporte en Ventas para Latino América en Audio-Technica.
