Las reuniones son una de las actividades humanas más comunes en el ambiente laboral moderno. Entenderlo como facilitadores de herramientas para esta actividad puede darnos mayor facilidad para resolver mejor las necesidades de los clientes. Los fabricantes tratan de hacerlo continuamente, razón por lo que hemos visto aparecer nuevas ofertas de productos interesantes en los últimos años, como micrófonos de techo o muro, soluciones para compartir contenido de manera inalámbrica, conexiones alámbricas todas las opciones de conexión para compartir video en la interfaz en mesa, son solo algunos ejemplos de esto.

Sin embargo, a nivel integración, especialmente en países donde esta industria sigue están un poco mas verde, la tendencia no necesariamente es la misma. Muchas conversaciones con clientes siguen iniciando con la frase “Dime lo que quieres” y como lo mencionaba Julian Phillips, vicepresidente ejecutivo de Whitlock, durante un panel en la ultima edición de AVEC (AV Executive Conference): “ellos pueden no saberlo”. Tal vez tienen una idea de lo que necesitan, pero es normal que seamos nosotros quienes conozcamos las herramientas tecnológicas a mayor profundidad, ventajas, tipos, etc.

Pero si esto es así, ¿por qué seguimos preguntando al cliente lo que quiere? En una cita médica, el doctor (al menos sí es bueno) suele iniciar pidiendo que le mencionemos los síntomas, no preguntando que “¿crees qué tienes?” o “¿qué quieres que te recete?”. No creo que sea por comodidad o a propósito, sino me parece que pudiera ser que normalmente en la industria no sabemos hacerlo diferente.

Para saber entender o identificar esos síntomas, es necesario entender la dinámica de las reuniones, sus retos y posibilidades. Para lograr esto AVIXA público el video AVIXA Roundtables –  What’s next for corporate meeting culture, donde participan Sara Abrons, Managing Director y Co-fundadora de The rAVe Agency, Michael Judeh, Senior Director de AV Technology en Convene y “Ham” Gordon, Head of Unified Communications & Collaboration en WeWork, siendo estos dos últimos, colaboradores en empresas de coworking, un sector que definitivamente ha tenido que replantearse muchas cosas en los últimos meses.

Tanto Michael como Ham, expresaron que el mundo laboral actual implica muchas reuniones, tal vez demasiadas, pero proponen varias acciones simples para la definición y efectividad de las juntas. Pensando en el espacio laboral, la primera pregunta que hay que resolver es si la reunión es realmente necesaria, o si puede ser sustituida por un correo electrónico.

Un correo puede contener información sumamente valiosa, pero están limitados en cuanto a su interacción entre los participantes o destinatarios. Una reunión realmente es necesaria cuando la interacción entre múltiples personas lo requiere. Otro punto que puede ayudarnos a definir si una reunión es necesaria o no, es una agenda u objetivo claro. Si esto no existe, tal vez sea necesario asegurarnos de que una junta sea el siguiente paso, o si hacen falta actividades previas a esta. si se realiza la reunión, es fundamental asegurarse que alguien tome notas en la misma para poder dar seguimiento y asegurar la efectividad de la misma.

Lo que refiere herramientas es un punto adicional a considerar. Este tiempo de pandemia permitió que los usuarios  se acostumbraran al uso de diferentes plataformas para reunirse y comunicarse —algunas profesionales, otras de nivel consumo, algunas más seguras que otras— pero esto generó un ecosistema demasiado diverso, mucho más de lo que los departamentos de tecnologías de información quisieran.

Esto trajo una complejidad interesante a considerar ya que como también lo mencionamos en algún caso previo, BYOD se convierte en BYOA (Bring Your Own App), aspecto que será necesario tener en mente tanto por los responsables de TI, como por quienes ofrecemos herramientas que deberán ser compatibles con múltiples plataformas.

El mejor ejemplo de esto puede ser una persona de ventas, quien no necesariamente podrá usar siempre su plataforma de colaboración en su laptop (y peor, sí es poco amigable), sino deberá con frecuencia utilizar la de sus clientes.

De acuerdo con el estudio de Crestron publicado hace aproximadamente un mes titulado “Workplace 2020 and Beyond”, los empleados ven en la oficina la oportunidad de conectar y socializar, siendo las reuniones con colegas una de las principales razones para querer volver a la oficina. Aunque aún no es fácil saber que depara el futuro, quedo claro que hoy para el mundo es mas que evidente que es posible reunirse desde múltiples partes, por lo que habrá mucho más interés —algo que también han reflejado los fabricantes— en homologar la experiencia de las reuniones entre la oficina y los hogares de los asistentes, algo que también se menciona con una relevancia creciente en el estudio recién mencionado.

En los espacios de reuniones, además de flexibilidad, es necesario considerar algo que no calificaría como facilidad de uso, sino más bien como uso intuitivo. Los usuarios tendrán menos tolerancia y disposición para aprender a utilizar herramientas complejas en una sala, ya que han notado que pueden tener reuniones con tecnología desde casa. Ahora esperarán que sea tan fácil de aprender a usar como su celular o una aplicación, después de todo, ¿cuándo has visto que alguien te venda un teléfono que incluya un servicio de capacitación para el usuario?

Otro reto nuevo a considerar consiste en las condiciones para las reuniones. Estábamos acostumbrados a reuniones (presenciales o remotas) con ruido de oficina en el fondo. Eso cambio por ruidos del timbre, perro, vecino, baño, niños, el gas, vendedores ambulantes, …  y el retorno gradual del ruido de oficina conforme regresan parcialmente a usarse las salas de reuniones. Esto dio origen a una necesidad creciente, no necesariamente resuelta, de resolver ruidos no deseados, y mejorar la captura y transmisión correcta de voz y sonidos necesarios en reuniones.

El papel de un experto está en entender el contexto en el cual van a operar las soluciones que ofrecemos, de manera que nuestra oferta asegure resolver y ser útil para nuestros clientes.

Este artículo fue solo un pequeño vistazo a las reuniones, pero claramente menciona tus posibles siguientes pasos para seguir leyendo y aprendiendo sobre las reuniones. Entre los recursos de AVIXA podrás encontrar mucha información relacionada, y dentro de nuestro Congreso AVIXA con seguridad podrás ampliar el número de herramientas, conocimientos y contactos para hacer la diferencia en el mercado.

¡Hasta pronto! Escríbeme a sgaitan@avixa.org