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“Aparta la sala”. Esa es una frase común en las grandes empresas. ¿Y cómo se hace? Bueno pues le mandas un correo a la recepcionista con copia al gerente de TI. Así ellos van armando un archivo de Excel donde van ubicando horarios.

Evoko Room Manager es un producto único diseñado en Suecia que les permite a las organizaciones tener un orden en el uso de las salas de junta

Luego, la recepcionista no “cargó” tu junta y el gerente asignó el espacio a otras personas. Llegas con tu más importante cliente y resulta que esa junta donde se iba a cerrar ese importante negocio, simplemente no se puede realizar porque la sala está ocupada. Te molestas, gritas y pataleas. Al final tu cliente mira su reloj y decide postergar la reunión.

“Reserva el salón”. Agregas una actividad en tu calendario de Microsoft Outlook y ¡voilá! Evoko aparta tu espacio, bloquea el horario y se lo informa a cualquier persona que desee ocupar la sala. No hay manera que existan dobles reservaciones. Tu sala es para ti y tu equipo. Todo fluye y esas dos horas son definitivas para lograr la venta del año.

evoko_erm_w_handERM_Environment_2Evoko Room Manager es un producto único diseñado en Suecia que les permite a las organizaciones tener un orden en el uso de las salas de junta. Parece simple. Y lo es.

Los problemas para encontrar salas de juntas desocupadas y lidiar con las reservas son resultado de procedimientos confusos o por una tecnología complicada. Evoko Room Manager se asegura que el apartado de una sala sea claro y visible para todo mundo, esto mediante una pantalla táctil que se coloca exactamente en la puerta de la sala de reuniones. El sistema está basado en Outloook y ofrece una instalación simple y segura.

El Evoko Room Manager usa iluminación LED en el panel trasero de color verde o roja, indicando a la distancia y de manera visible si la sala está libre u ocupada. El sistema consiste de una pantalla táctil que indica gráficamente quién reservó el espacio y cuanto tiempo ha asignado para la reunión. De hecho la reserva se puede hacer directamente sobre el panel o vía calendario dentro del servidor Microsoft Exchange. No hay necesidad de aprender ningún software ni de instalar nada. Evoko se comporta como un nuevo usuario dentro de la red de la empresa y no requiere ningún tratamiento especial ni seguridad TI.

Si sabes usar Outlook, sabes usar Evoko

Este equipo interactúa con el servidor Microsoft Exchange de la empresa, así que el sistema le resultará familiar a todo aquel que haya convocado a una junta desde Outlook. La reserva o cancelación se puede hacer desde la pantalla táctil. Outlook y Evoko se sincronizan de manera automática.

Cabe señalar que ahora Evoko también opera con Office 365, IBM Domino y con Google Apps for Business.

Evoko responde obviamente a todas las instrucciones de calendario que hayan sido generadas desde dispositivos móviles como smartphone y tablets que estén conectados al servidor de la empresa.

Evoko posee entrada RJ45 para red Ethernet LAN y puede ser alimentado mediante PoE o adaptador DC de 12 volts. El gabinete y el marco son de aluminio. Se incluye kit de montaje para pared o para puerta de cristal. El display es de 8 pulgadas y en total mide 270 x 192 x 39 mm. Pesa poco más de 1 kg.

ERM_extend evoko_erm2Evoko también permite informar al departamento de TI si existe algún equipo audiovisual deficiente dentro de la sala, basta oprimir un botón virtual en el touch screen para que el responsable sea informado mediante correo electrónico. De esta manera la sala puede ser reacondicionada a la brevedad, sin dejar “desamparados” al siguiente grupo en reunirse.

El sistema puede generar valiosas estadísticas sobre el uso de las salas: ¿qué departamento las usa más? ¿qué equipo audiovisual ha tenido más fallas? Los reportes son enviados directamente a una tabla de Excel, de tal manera que puedan ser analizados por las áreas correspondientes.

Cada Evoko que se añade a la empresa se convierte en una nueva cuenta para el servidor de calendario. De esta manera es posible crear “cuentas” de cada sala de juntas; es la manera que Evoko se comunicará con todos y cada uno de los empleados de una organización.

Evoko es una solución completa, llave en mano que no requiere ningún software ni hardware adicional. Tampoco hay que pagar suscripción ni ningún fee adicional.

El sistema ha ganado varios premios por usabilidad y diseño y es que en realidad es una pieza hermosa la cual es atractiva a los ojos y a las manos.

Evoko es una creación excepcional de una empresa escandinava que supo concebir una solución única a un problema de todos los días. Evoko Room Manager se encuentra posicionado como el sistema de reservaciones de salas de reuniones líder y es un componente ubicuo en miles de empresas alrededor del mundo.

Evoko es comercializado en México por:

Distribuidora TECSO

www.tecso.com.mx

www.evoko.se

El precio público de Evoko es de alrededor de USD 2000 dólaresa