Las empresas están cambiando. Muchas de ellas apuestan por espacios abiertos donde los empleados puedan interactuar cara a cara; las oficinas cerradas han demostrado su poca efectividad. Sin embargo, las compañías necesitan espacios de colaboración y en muchas ocasiones las grandes salas de juntas resultan lugares desaprovechados pues se usan muy poco.

La solución la generó el mismo ambiente empresarial; la gente se unía en los pasillos, en el área del café o la copiadora y realizaba una minijunta express. Dos o tres personas cruzaban ideas en 10 minutos y luego iban a redondearlas a sus laptops, se volvían a reunir en el sofá de descanso y mostraban sus fotos, sus documentos y sus gráficos a sus compañeros.

¿Por qué no darle sentido formal a estas juntas?

Es así que nace el concepto de Huddle Rooms, pequeños espacios acondicionados en confort, conveniencia y conectividad para reuniones de hasta 4 personas.

Sillas o futones, una pequeña mesa o soportes para laptops, un display o televisión, una cámara y un micrófono para video conferencia, unas bocinas de calidad y una solución de hardware-software que permita enlaces de audio vía telefonía IP o video usando plataformas como Skype for Business, Google Hangouts o Pexip por mencionar unos ejemplos. Esos son los principios de un espacio de reuniones express.

Algunos Huddle Rooms agregan pizarrones electrónicos y sistemas que permiten enlazar Smarphones, tablets y laptops para compartir contenidos (gráficos, fotos, documentos, excel, etcétera) de manera inalámbrica como es el caso del sistema AirMedia 101 de Crestron.

Los Huddle Rooms son el perfecto ejemplo de colaboración y comunicación unificada (UCC por sus siglas en inglés). Son ideales para reuniones, presentaciones para dos o tres personas, sesiones de lluvia de ideas, juntas de prospección sobre un cliente y para hacer llamadas de carácter privado por audio y video conferencia.

Los huddle rooms en las PyMES

A medida que una nueva generación de trabajadores colaborativos se convierte en la mayoría demográfica de la fuerza laboral, la cultura de encuentro está evolucionando y ha surgido un nuevo e importante tipo de espacio para reuniones: la sala de reunión exprés o también llamada huddle rooms. La “colaboración” se ha convertido rápidamente en una palabra de moda y en una forma de hacer negocios, lo que ha impulsado la rápida construcción de estos espacios informales de reunión y la necesidad de contar con tecnología de sala de reunión para apoyarlos.

Los planos de piso abierto y los espacios de agrupación están reemplazando los cubos y las salas de conferencias tradicionales a medida que crece la prioridad para espacios más comunales y de colaboración. Si bien siempre habrá necesidad de salas de conferencias y reuniones a puerta cerrada, la tendencia hacia los planes de piso abierto probablemente continuará a medida que las organizaciones cosechan los beneficios de sus reuniones, que se vuelven más eficientes, atractivas y productivas.

Los huddle rooms se definen como pequeñas salas de conferencias equipadas con tecnología de audio, video y sistemas de visualización. Estas salas son a menudo utilizadas por grupos que quieren reunirse para reuniones imprevistas y programadas para colaborar en proyectos.

La mayoría de las empresas o instituciones educativas tienen múltiples huddle rooms, por lo que no es necesario reservar una sala con días o semanas de anticipación. Si surge un evento inesperado del que tiene que hablar todo un equipo, pueden reunirse en la sala de reunión inmediatamente. Además, dado que la mayoría de los huddle rooms están equipadas con tecnología de comunicaciones, los grupos pueden incluso realizar audio o videoconferencias en colegas y socios remotos.

Los huddle rooms permiten crear una reunión más íntima para grupos más pequeños. Esto no sólo hace que cada persona del grupo esté más involucrada en las comunicaciones, sino que mantiene a la gente en la tarea y más atenta.

¿Qué necesita una PyMe para empezar a crear una sala de reunión? Los elementos comunes incluyen:

 

Los huddle rooms están diseñados para aprovechar al máximo los dispositivos que los usuarios llevan consigo y, por esta razón, casi todas cuentan con una solución de visualización inalámbrica que proporciona conectividad BYOD para los colaboradores. La capacidad de compartir a la perfección lo que está trabajando desde su dispositivo para que todo el mundo pueda ver y colaborar es fundamental para el caso de uso ad hoc en vivo que está construido para la sala de reunión exprés.

La pantalla inalámbrica que se encuentra en el corazón del huddle room proporciona la plataforma mediante la cual los colaboradores pueden compartir fácilmente el contenido del proyecto y las ideas relacionadas, lo que permite a los equipos pasar menos tiempo peleándose con cables y más tiempo trabajando para llegar a un consenso.

La conectividad BYOD es esencial y se debe elegir las soluciones de visualización inalámbrica con facilidad de uso para los colaboradores nuevos y repetitivos. No debe haber limitaciones en el número de usuarios conectados y/o la cantidad de contenido que se puede compartir

La naturaleza pequeña y colaborativa de las salas de reunión exprés ofrece la plataforma ideal para ubicaciones de videoconferencia. Normalmente con un espacio central de escritorio, estas áreas permiten que grupos de tres o cuatro personas se reúnan, colaboren y con las soluciones adecuadas, se conecten virtualmente con sus compañeros de trabajo o alberguen audio e incluso videoconferencias.

Sería razonable esperar que los huddle rooms utilizaran un enfoque de “llevar su propio dispositivo” (BYOD). Esto, por supuesto, puede ahorrar costos, pero supone una carga para el usuario y podría llevar su propio conjunto de problemas. Se espera que los empleados traigan sus propias computadoras, un miembro del grupo tendrá que sacrificar su computadora simplemente por la videoconferencia, y la calidad se verá seriamente afectada.

Con los recientes desarrollos en soluciones de videoconferencia, entre las cámaras independientes y los dispositivos de visualización todo en uno, el costo para adoptar el equipo necesario para un huddle room ha caído dramáticamente.

En las salas más pequeñas, no es tan importante buscar la cámara con el zoom más fuerte para ver a todos los que están en el extremo más alejado de la mesa de conferencia. Idealmente, las cámaras desplegadas en estos espacios deberían estar equipadas con cámaras de campo de visión amplio. Los espacios cuadrados generalmente más pequeños, los huddle rooms exigen un campo de visión más amplio para incluir a cada miembro del grupo en la toma. El enfoque BYOD también se resentirá en este aspecto, ya que las cámaras portátiles son de muy baja calidad y están diseñadas para una conversación más personalizada.

Si usted está buscando mantener el costo tan barato como sea posible, y no importa confiar un poco más en un enfoque BYOD, las cámaras independientes han llegado muy lejos de su cámara web USB barata. Por lo general, las opciones independientes incluyen las que se montan directamente en la parte superior de una pantalla, lo que requiere que sólo tenga un monitor y la cámara en la habitación.

Otras ofertas son similares al enfoque de la cámara web, pero son mucho más. Estas potentes cámaras independientes se pueden conectar a una pantalla o, si los trabajadores desean llevar su propio dispositivo, pueden conectarlo a un puerto HDMI disponible. Las cámaras también incluyen generalmente la integración con el software de nube más reciente y el software de videoconferencia, por lo que la configuración es tan simple como enchufar, seleccionar la cámara en su software y hacer la llamada.

La solución más potente que satisface todos los requisitos de un huddle room sería un dispositivo todo en uno. Aunque las ofertas no son tan amplias como otras opciones, estos sistemas todo-en-uno son generalmente un dispositivo autónomo que simplifica aún más la configuración con todo lo que usted querría. En lugar de crear su propio sistema dedicado, los dispositivos todo-en-uno combinan una pantalla, pantalla táctil y cámara integrada con soporte de software. Estos dispositivos incorporan software, hardware y se conectan a un servicio de nube mientras permanecen perfectamente conectados en un solo paquete diseñado para espacios más pequeños. Por supuesto, al ser el producto más inclusivo, el precio también será un poco más alto.

Huddle Rooms: la óptica de los arquitectos

“En los espacios de trabajo actuales la colaboración es vital para la innovación ya que es la mayor ventaja competitiva que tienen las empresas para mantenerse en la cresta de la ola del mercado. Las empresas que busquen el éxito en el largo plazo deben tener en mente crear espacios donde sus colaboradores se puedan reunir con facilidad, sin complicados procesos y protocolos, para lo que es muy importante crear pequeños espacios de reunión ahora conocidos como “huddle rooms”.

Arquitecto • Juan Pablo Serrano • Serrano Monjaraz Arquitectos

“La planeación de espacios de trabajo abierta ha dado como resultado importantes cambios en las oficinas en las últimas dos décadas, que sumandos a la evolución de los sistemas de trabajo remotos, han desarrollado nuevas formas de trabajo que pueden llegar a afectar el trabajo en equipo. Para motivar el trabajo en equipo se han implementado pequeños espacios de reunión —inspirados en el “team back” que hacen los jugadores de futbol americano— para que se puedan llevar a cabo reuniones espontáneas”.

Interiorista • Aurelio Vázquez • DIN interiorismo

“En nuestra experiencia los “huddle rooms” deben tener una capacidad para máximo 5 personas; contar con una mesa que pueda servir para trabajar sentados o de pie y asientos. Actualmente para este tipo de espacios hemos optado por motivar a los clientes a seleccionar mobiliario lúdico que invite a la gente a hacer esas reuniones tan importantes para el trabajo en equipo y el que no sea tradicional es un gran atractivo. En algunos casos es importante contar con una televisión o monitor LCD o LED e incluso un buen sistema de video conferencia”.

Arquitecto • José Lew • ARCO Arquitectura Contemporánea

“Una ventaja que presentan los “huddle rooms” en los espacios de trabajo abiertos es la opción de contar con un espacio en el que se pueden evitar el ruido y las distracciones. Estas pequeñas salas de reunión permiten que los equipos de trabajo se reúnan entre sí o reciban a los colaboradores en un ambiente donde inclusive se pueden tratar temas confidenciales que en un espacio de trabajo abierto pueden representar un enorme riesgo”.

Arquitecto • Ricardo Urias • RIMA Arquitectura

“El contacto entre las personas, aún de manera remota, es muy importante para que las corporaciones operen con eficiencia. Conocer al colaborador o asesor aunque se encuentre en otra ciudad o país hace una enorme diferencia que beneficia a la eficiencia de la empresa y le da mucha flexibilidad. En nuestra experiencia los “huddle rooms” no deben estar sujetos a tramites de reservaciones u otros protocolos que obstaculizan la interacción espontánea tan importante para la innovación y el flujo de ideas”.

Arquitecta • Isabel Arechederra • Work +