Ya hemos platicado que la definición precisa de un proyecto es: un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Cada vez que entregamos una propuesta, está considerado un monto de inversión por parte del cliente (precio); marcamos esto con toda claridad. No es común que en la propuesta se mencione el tiempo de ejecución, pero esto no es problema, normalmente se contempla en la etapa de negociación, como sea lo importante es que se documente con la aprobación de las dos partes y finalmente la calidad… este es uno de los temas más complicados, en general dentro de nuestra industria muy rara vez queda registrado por escrito el nivel de calidad esperado del proyecto, esto conlleva a dos problemas, el cliente con toda facilidad puede decir no me gusta (con todo lo que esto implica, desde retención de pagos hasta en grados extremos un rompimiento absoluto).

No quiero dejar de mencionar una cosa importante, en ocasiones nos llega una oportunidad para un proyecto que podría rebasarnos en alcance, monto o expectativas de calidad, aceptarlo puede ser un error tan grande que puede llevar a la empresa a desaparecer y esto puede ser por desconocimiento en las implicaciones al administrar un proyecto. Como empresa, conocer nuestros limites es muy importante, después se puede decidir si le entramos o no al proyecto, después de todo, no es necesario hacerlo solos, podemos apoyarnos en otras empresas o especialistas, pero es esencial conocer nuestras habilidades, limitaciones y áreas de oportunidad.

Durante un proyecto… ¿quién es el jefe? Lo pregunto porque a veces “el que manda” no conoce los detalles. En muchas compañías existe un responsable de “administrar proyectos”, pero es una más de las actividades que esa persona realiza y comúnmente no se le contrató como tal, mas bien se le agregó la función. Esto genera varios problemas, uno es que se dedica a resolver los aspectos del puesto para el que fue contratado y otra de mucha importancia es que termina por ser juez y parte. Por lo tanto, las decisiones que se toman como administrador de proyecto son afectadas por las del puesto nominal.

En un mundo ideal, la administración de proyectos es realizada por una persona dedicada a esta actividad, sería fantástico si tiene la formación necesaria y cuenta con las herramientas de trabajo que faciliten su trabajo. Pero el elemento clave es la estructura de nuestras compañías y la importancia que se le da a esta tarea.

Al inicio del ciclo de vida del proyecto, es más fácil hacer los cambios y ajustes necesarios con el menor impacto económico y a veces de alcances. Conforme el proyecto avanza y llega a la fase de implementación, los cambios se convierten en verdaderas complicaciones, ya hay pedidos a los proveedores, se realizaron cableados y los cambios no solo traen un desajuste a nuestro proyecto, con frecuencia la manera en que se involucra a otros contratistas también es afectada. Al acercarnos al cierre del proyecto empiezan a declinar las actividades de instalación y es el momento de preparar la entrega del proyecto con la documentación necesaria. La participación directa de un “dueño” en el manejo de estos puntos, hace una enorme diferencia.

El administrador de proyectos es como el pegamento, que identifica lo que ventas ofreció al usuario, supervisa el diseño desde el punto de vista organización, logística, controles, manejo de tiempo, es responsable de muchas de las comunicaciones internas y externas (con el cliente y otros contratistas) y mucho más; podríamos decir que es la piedra angular sobre la que se sustenta el éxito financiero del proyecto, el nivel de cumplimiento en los objetivos del proyecto y de satisfacción del cliente.

Por supuesto no basta con tener un buen administrador de proyectos, la organización debe estar estructurada de forma que se noten los beneficios que aporta, por lo tanto, contar con descripciones de puesto (que definen responsabilidades), procesos documentados y bien conocidos por todo el personal. En suma, podemos decir que una empresa especializada en sistemas integrados de audio y video, hoy más que nunca requiere una parte administrativa muy solida para ser exitosa en los aspectos técnicos que son los que dominamos.

Conclusión

La administración de proyectos no solo requiere un puesto en nuestras organizaciones, en muchos casos es la diferencia entre una empresa de éxito y una que en cada negocio sufre y batalla para salir. Contar con un administrador de proyectos significa haber pasado por un proceso de organización interna, definiciones, generación de documentos y sí se hizo con toda seriedad, se generaron los procesos clave para el éxito de la empresa.

Un elemento clave de la administración de proyectos es la comunicación, interna y externa; si contamos con las herramientas que faciliten la colaboración, el proceso será funcional. Si hoy no contamos con ella, lo mejor seria ir pensando en adquirirlas.

A lo largo del tiempo nos hemos modernizado, pasamos de NTSC, a HD, 4K y hoy se habla de 8K y más. A la tecnología nos adaptamos con relativa facilidad, pero en cuestiones de organización y procesos, no es tan fácil y este tema es medular en una empresa que hoy por hoy tiene clientes cuya expectativa de calidad es enorme y en este renglón la administración de proyectos juega un papel crítico.

La música

Con un legado de 15 álbumes propios, más las colaboraciones con otros artistas el pianista Esbjörn Svensson, es una referencia absoluta en el mundo del Jazz y sin ningún motivo más que saborear su música salieron a relucir varios de sus discos, todos ellos magníficos, llenos de energía y alegría que contagia, un verdadero festín musical, muy, pero muy recomendable. Y en una sesión de este tipo, el paladar no puede quedarse atrás y la música fue acompañada por un whisky Dalmore, añejado 12 años en barricas que antes tuvieron bourbon, lo que le da un color rojizo y sabor a madera, cítricos y vainilla, delicioso. Perfectamente dignos uno del otro.