Uno de los temas que más hemos hablado en este espacio, es la necesidad de adaptarse a los retos que estamos encontrando actualmente. Si algo hemos aprendido los últimos meses, es que el mundo es un lugar cambiante y, que nos exige replantearnos muchas cosas, aunque existen pocos indicadores o lugares a dónde voltear como referencia para saber si estamos adaptándonos de la manera correcta. Por lo que, en esta ocasión, pensando específicamente en personas o empresas en la especialidad de integración, dedicamos estas líneas para proponer que hagan una autoevaluación en los puntos que a continuación se enlistan. Así que, sin más, entremos en materia.
Administración de proyectos
Independientemente de si haces proyectos para mercado vertical corporativo hospitalidad o residencial, actualmente es necesario mantener orden y claridad en los procesos de negocio y de proyectos.
Algunos verticales son más maduros que otros en lo que refiere a solicitar este tipo de procesos o actividades a sus proveedores, y normalmente ha sido esto el principal motivador para las empresas que cuentan con procesos eficientes de gestión de proyectos operando hoy. Al mismo tiempo, en otros verticales esto no ha sido obligatorio, lo que permite que los proveedores se relajen y no estén acostumbrados a realizarlo, al no ser solicitado por el cliente, y esto es un error grave.
Un proceso de gestión o administración de proyectos bajo la metodología que elijas tiene beneficios mucho más grandes que solo hacer feliz al cliente: visibilidad de actividades realizadas vs actividades pendientes, control y manejo eficiente de gastos y recursos asignados a un proyecto, mejor cumplimiento de tiempos e incluso especialización de actividades son el conjunto de beneficios que se traducen en mejoras para el cliente, mientras para la empresa se traduce en ahorros económicos a largo plazo y facilidad para ver la necesidad de más o menos manos en ciertas etapas en particular.
Llevar una administración de proyectos es como seguir una receta, aunque si bien sabemos que todos los proyectos son diferentes, permite mejorar la eficiencia, estandarizar actividades y proceso y ahorrar mucho tiempo y dinero, lo que puede mejorar la rentabilidad (e incluso tus precios) de maneras dramáticas. ¿En tu empresa, cuentan con un proceso constante, claro y definido de administración de proyectos?
Documentación de proyectos
Uno de los puntos débiles de la industria —al menos en esta región— tiene que ver con la documentación de nuestro trabajo. Registrar y documentar toda la información que servirá como instrucciones para los equipos de implementación en sitio, es solo una parte, que poco a poco ha mejorado en la industria.
Donde aún existe mucho espacio para mejoras, es en los ajustes y correcciones finales a dicha documentación de acuerdo con la retroalimentación del equipo de trabajo en campo, para contar con documentación o ingenierías que describan el proyecto de una manera integral, que describa el estatus final de un trabajo.
Un buen trabajo de documentación del proyecto inicia desde la etapa de diagnóstico o detección de necesidades, que da origen a la selección de elementos y forma de los sistemas, y concluye con el registro de ajustes finales previa la entrega del proyecto, y si, además, el proyecto es sujeto a mantenimientos, dicha documentación debe continuar. Además de brindar más confianza al cliente y facilitar mantenimientos y soporte, permite consultar los criterios de diseño para entender la conceptualización del sistema en un principio, lo que a su vez es sumamente útil en los momentos en los que sea necesario contemplar actualizaciones o upgrades.
Lo importante es desarrollar un estilo propio de documentación, el cual debe estar considerado en los procesos de implementación. ¿En tu empresa tienen y cumplen constantemente con un proceso y formato de documentación de proyectos?
Alianzas y networking
Continuamente lo hemos venido repitiendo, hoy es posible voltear a nuestro alrededor y encontrar alianzas que no hubiéramos imaginado antes, ya que pueden encontrarse fortalezas importantes al integrarse a comunidades o al desarrollar alianzas con otras empresas. Esto, en una dimensión y primer vistazo, permite obviamente presentar propuestas conjuntas con otra empresa, financiamiento o intercambio de leads, pero no hablamos de esos beneficios únicamente.
Aún más importante que solo un proyecto, está el impacto que puede generar al exponerse a ideas y estilos de trabajo diferentes, ya sea de dentro o de fuera de la industria AV profesional. El beneficio es mucho mayor de lo que pueden ser esos proyectos en colaboración, ya que puede contribuir a la construcción de nuevas divisiones o áreas de negocio, servicios y la propia visión y misión de la empresa. Es particularmente útil para escapar de la llamada ceguera de taller y para encontrar y mantener una mente creativa y abierta a nuevas ideas e influencias para lidiar tanto con los obstáculos, como con las oportunidades. ¿Compartes y consumes ideas y recursos con empresas aliadas? ¿Forman parte activa de asociaciones, cámaras u organizaciones?
Educación
La educación es otro de esos elementos cuya contribución más al mañana puede ser mayor que al hoy. Sabemos que somos una industria especializada con la exigencia de mantenerse actualizada tecnológicamente. Sin embargo, además de la formación técnica que obtenemos de nuestros aliados y proveedores más cercanos, es importante mantener una postura más que describiría mejor como de aprendizaje continuo.
Lo cotidiano, tristemente es que la educación no sea una actividad prioritaria para la mayoría de las empresas en esta industria, quienes suelen ser reactivas en lo que respecta a educarse, lo que definitivamente limita nuestras oportunidades de crecimiento. Un plan de educación debería ser cotidiano para empresas AV, y este paso debería iniciar con alguien responsable de estar continuamente viendo el mercado y a nuestro entorno para detectar las necesidades de entrenamiento que posteriormente se conviertan en planes y acciones puntuales. Las certificaciones de fabricante, de asociaciones, de redes, deberían formar parte de un camino trazado para todos los miembros de esta industria y las empresas que la componen. ¿Ustedes tienen un plan de educación en la empresa?
Tecnologías de información
Otro elemento clave fundamental en el momento que estamos viviendo, es la postura como que tenemos como profesionales hacia el mundo de las tecnologías de información. Esto comprende desde el software, hasta las redes e infraestructura. Seguir pensando que es correcto implementar proyectos con redes aisladas de las redes corporativas o evitando dispositivos con comunicación IP en nuestros proyectos, es cosa del pasado. La necesidad de entender de una manera mucho más profunda las necesidades de los departamentos y profesionales de TI, así como nuestros propios proyectos desde su perspectiva, es una de las claves que debemos descifrar para mejorar la capacidad de crecimiento del AV. Lenguaje, documentación, expertise, esquemas comerciales y prioridades es algo que tiene que estar en el horizonte de cualquier proveedor AV. ¿Qué tan bien entiendes el ambiente de TI, tanto en lo técnico como a nivel ecosistema?
Presencia digital
Estamos en un momento en donde los usuarios pasan proporciones de tiempo conectados nunca antes vistas cualquier otra etapa de la humanidad. Si bien el tipo de proyectos y soluciones que vendemos no es factible pensar en que puedan comercializarse bajo ambientes 100% online, es importante entender que el usuario promedio está acostumbrado a que todo tiene una presencia digital y espera que todo lo que necesita o llegara a necesitar también lo tenga.
Esto no significa que tengamos que hacer inversiones millonarias en marketing digital, contenido y motores de búsqueda, ni convertirnos en youtubers. Lo que sí significa, es que tenemos que asegurarnos de tener una presencia digital y de que ésta haga match con los mensajes que transmitimos a nuestros clientes, así como la imagen que deseamos que perciban de nosotros, así como el valor que representamos para ellos.
Esa presencia digital debería reflejar muchos de los puntos previos en este artículo, y debería reforzar la imagen de un proveedor especializado. En este respecto, mas que inversión, # de likes o followers el tema a cuidar es congruencia y consistencia.
¿Tienen una presencia digital que refuerza o complementa las pláticas con los clientes? ¿Consideras que tu trabajo cumple con la promesas y ofertas que un cliente puede ver en tu presencia digital?
Balance productos y servicios
La oferta que las empresas de integración han venido ofreciendo al mercado en América Latina ha estado mucho más enfocada hacia productos en comparación de servicios. Reflejo de esto, es que hoy día siguen existiendo dificultades para lograr demostrar el valor de servicios profesionales, y que muchas páginas web de empresas “integración” tienen como parte central un altar a las marcas que comercializan, y rara vez tienen algo similar a los servicios que ejecutan.
El gran diferenciador de una empresa especializada no es tener acceso a productos no disponibles al mercado de consumo, sino contar con el talento especializado. Este talento es capaz de brindar servicios profesionales para resolver necesidades técnicas específicas. Entendiendo esto y el hecho de que en el mercado existen múltiples opciones de equipos, marcas y fabricantes para resolver x función, el profesional cobra una dimensión diferente, su trabajo inicia con conocer esa oferta para resolver para entregar dicha función, hacer un balance de cuál es el/los productos correctos evidentemente suministrar los servicios complementarios para asegurar un sistema funcional que cubra con las necesidades de los usuarios.
Hoy no imagino empresas que no ofrezcan y vendan pólizas de mantenimiento, consultorías, servicios de ingeniería o diseño, además de los servicios de implementación. Pero más allá de estos servicios básicos, tendríamos que pensar comercializar más servicios, en forma de reportes, servicios proactivos, análisis de datos, monitoreo en tiempo real, AV as a Service y muchos más servicios que podemos no haber visto aún, pero pudiéramos ofrecer entendiendo mejor las necesidades y objetivos de nuestros clientes. Si el recurso humano que desarrolla servicios especializados no es lo más importante, me sorprende escuchar con tanta frecuencia de empresas en búsqueda de tantos perfiles AV aun en tiempos pandemia. ¿Cobras siempre por cableado, instalación, diseño y programación? ¿Piensas agregar nuevos conceptos a tu oferta que no sean productos?
Conclusión
Estos siete puntos son aquellos considero más fáciles de resaltar, cuyo planteamiento y pregunta buscan que hagas una pausa para tratar de ver dónde estás parado. Te invito a tomar una hoja, volver arriba, y contestar cada una de las preguntas de estos siete puntos. Identificaras respuestas positivas y unas negativas. Una vez que lo hagas lee mis últimos comentarios.
Tengo el gusto de conocer varias empresas locales que pueden contestar a estas siete preguntas de manera positiva, y no tengo duda de que les seguirá yendo bien.
Para quiénes tienen cuatro o más respuestas positivas, van por un buen camino. Tienen bases sólidas, pero aún pueden hacer más, especialmente si desean destacar.
Quienes tienen dos o tres respuestas positivas, pueden y deberían mejorar. El camino no se volverá más sencillo, así que los invito a enfocarse en uno de estos puntos y cubrirlo antes de pasar a otro.
Para quienes tienen una o ninguna respuesta positiva, quisiera decirles que tienen motivos para estar preocupados. Seguir enfocándose exclusivamente en el “hoy” compromete seriamente su “mañana”. Es importante entender que es forzoso hacer cambios para mantenerse vigentes, algo que todos deberíamos estarnos cuestionándonos de manera continua.
Recuerda que puedes apoyarte en AVIXA, que busca convertirse en algunas de las herramientas que te ayuden a mantenerte vigente, entender el entorno y con el suficiente trabajo prosperar con tus clientes y en la industria. Y sabes, puedes encontrarme en sgaitan@avixa.org
¡Hasta pronto!