En el año 2012, AVIXA (en ese entonces InfoComm International), lanzo un whitepaper llamado AV Implementation Handbook, para acompañar al estándar Standard Guide for Audiovisual Systems Design and Coordination Processes.
El documento buscaba aportar a la industria sobre la forma de abordar un proyecto audiovisual y su proceso. América Latina, con mucha frecuencia ha sufrido de manera generalizada de estructura de atención de proyectos y su proceso en diversas industrias, y la audiovisual me temo no es la excepción. En esta entrega retomamos las ideas principales de ese documento, el cual presenta un esquema completamente vigente hoy.
En muchas partes se escucha la idea de que el éxito de un proyecto se relaciona de manera directa con la calidad de información y documentación relacionada y la definición de los responsables de cada etapa. Un punto básico es iniciar analizando estos tres puntos
- ¿Cuáles son las tareas/actividades del proyecto AV?
- ¿Quién los realizará?
- ¿Quién confirmará que se realizaron?
Una vez que entendemos que estos tres elementos son claves para tener en mente en todo el proceso, podemos continuar.
La perspectiva del cliente
Todo proyecto AV inicia y gira alrededor del cliente, y él necesita sentir el proyecto propio, tener certeza de que cumple con sus requerimientos, agenda y presupuestos. Hablando del cliente en el entorno de Project Management, es fundamental que el proceso inicie con la documentación de sus requerimientos. Esto es posible hacerlo mediante fotos, bocetos, descripciones, y es lo más normal que el cliente requiera ayuda con los detalles técnicos, ya que es por eso por lo que se apoyan en expertos en temas que no dominan. Dentro de la información que es importante que el cliente tenga claras sobre su propio proyecto figuran los siguientes puntos:
- ¿Cuál es el plazo para la finalización de mi proyecto?
- ¿Mi proyecto es para uno o varios espacios?
- ¿Se trata de instalación nueva o una actualización?
- ¿Qué tan complejos necesitan ser los sistemas AV?
- ¿Quién va a operarlos y que tan experto debe ser en AV?
- ¿El proveedor AV requiere personal técnico con certificaciones (por ejemplo, CTS®, CTS®-D, CTS®-I)?
- ¿Su proveedor de AV participa en AVIXA u otra asociación?
- ¿Cuánta experiencia tiene mi empresa / institución en proyectos similares?
- ¿Tengo alguna política interna que necesito seguir?
- ¿Qué gano si aplicamos normas técnicas en el proyecto?
Varios de estos puntos son completamente normales que el cliente ya los tenga claros, sin embargo, es nuestro deber ayudarle en el proceso de entender aquellos que pudiera no conocer aún.
Una vez que esto esta claro, el cliente puede tomar las decisiones necesarias y seleccionar al proveedor para realizar el proyecto, además de obviamente definir en conjunto los alcances de operación y responsabilidad del propio proyecto.
El proceso
Hablar sobre un proyecto debería siempre venir de la mano de una metodología. Los pasos mencionados a continuación, puedes encontrarlos en muchas partes dentro del contenido de AVIXA. Forman parte del contenido al prepararse para la certificación CTS, por lo que también la encontrarás en el CTS Exam Guide, en el curso en línea Project Management for AV online y en otros cursos y documentos que tenemos disponibles, basado en un estilo de trabajo completamente diferente al manejado en México, pero bastante interesante como para analizarlo y tomar al menos alguna idea de él.
Cualquier proyecto requiere una planeación y coordinación. Todas las partes involucradas en un proyecto suelen desear alcanzar los objetivos y cumplir los tiempos dentro del presupuesto definido en un principio, por lo que todo inicia con reuniones para coordinar y comunicar esfuerzos. Los tipos de reuniones suelen ser:
- De planeación/programación tecnológica, permiten comprender los objetivos y el nivel técnico requerido por el cliente.
- Coordinación de diseño y revisión, se realizan en hitos importantes del proyecto para revisar el progreso del diseño final con el cliente.
- Reuniones pre-construcción, con el cliente y posibles contratistas para validar el alcance del proyecto y requerimientos de ajustes en él.
- Reuniones de construcción, para observar el progreso del trabajo y abordar problemas en el sitio.
El resultado de las reuniones da claridad y permiten tener visibilidad del proyecto de una manera integral. Esto aplica a cada etapa del proceso, sin embargo, el proceso de un proyecto en si se compone de las siguientes fases:
Fase de Programa (planeación)
La fase de programa no se refiere a utilizar una computadora y software para técnicamente resolver algo, sino se refiere a las actividades que permiten planear por completo el proyecto. Esto comienza con la recopilación y análisis de información que documentan los requerimientos completos del cliente, las condiciones de implementación del proyecto y definición de los aspectos de conclusión de este.
Esta etapa incluye realizar visitas de inspección, mediciones técnicas de condiciones actuales, levantamiento de equipos actuales, entrevistas con usuarios, y finalmente la documentación de un reporte o descripción, el cual es un documento esencial, no técnico que describe las necesidades claras del cliente, propósitos del sistema, funcionalidad, responsabilidades y descripción del proyecto y su operación. Este documento llega a tener diversos nombres, Acuerdo/Alcance de trabajo, Reporte de fase de diagnóstico, narrativa de proyecto AV, Reporte de Concepto de Diseño, etcétera, pero además de lo mencionado, una estimación de costo calculado con la mayor precisión posible por la empresa AV.
Dicho documento incluye la aprobación escrita del cliente, validando el estado del sitio al momento, funciones propuestas y presupuesto estimado, lo que convierte a este documento en la base para la siguiente fase. Al tratarse de un acuerdo y para el cliente probablemente se trate de un camino que no haya recorrido antes, es normal que llegar a un documento completo y firmado tome varias idas y vueltas para hacer coincidir funciones, expectativas y presupuestos.
Fase de diseño
El resultado de la fase de programa se utiliza para crear dos grupos de documentos durante la fase de diseño. Estos documentos representan la columna de la coordinación y comunicación entre el equipo AV, los proveedores involucrados y el cliente. Estos son
Requerimientos arquitectónicos y de infraestructura. Se enfoca como el nombre lo indica en los espacios físicos afectados por los sistemas AV y sus dispositivos. Dentro de lo importante a registrar aquí es lo requerido por parte de especialistas y responsables de:
- Construcción
- Espacios y sistemas adyacentes
- Diseño e interiorismo
- Iluminación
- Redes de TI
- Muebles
- Sistemas contra incendio y de emergencias
- Sistemas de notificación
- HVAC o electricidad
- Seguridad
- Acústica
Documentación de sistemas AV. Detallan la lista de componentes necesarios, e incluye diagramas que explican los equipos a proporcionar y cómo se interconectarán entre ellos, además de procedimientos de instalación, pruebas, garantías, etcétera.
Dentro de esto figura:
- Especificaciones de equipos
- Planos de diseño AV
- Planos de Instalaciones (piso, techo reflejado, ubicación de dispositivos y requerimientos para instalación, de detalle, etcétera)
- Planos de sistemas y subsistemas (de bloque o flujo, por especialidad, de integración de especialidades, etcétera)
- Documentación de aplicaciones a la medida (documentación, diagramas y descripciones de DSP, Interfases de usuario, consolas, administración de recursos, etcétera).
- Plan de trabajo y de equipos
Fase de construcción
Esta fase inicia con los esfuerzos colaborativos de 3 áreas funcionales distintas: compras, coordinación e instalación. Cada parte realiza su trabajo apoyándose en la documentación realizada en la etapa de diseño, razón por la cual es importante asegurarse de que la información generada es suficientemente clara y descriptiva de requerimientos y necesidades o implicaciones.
Esta etapa inicia con el plan de trabajo, cuyo análisis debe generar una agenda de compra de equipos para el proyecto. El trabajo de instalación puede avanzarse en las oficinas del proveedor AV a nivel ensamble de racks, interconexiones, programaciones y pruebas, con el objetivo de hacer más eficiente el tiempo de trabajo en el sitio de instalación.
Durante esta etapa se realiza otro bloque de información técnica conocida como planos finales de proyecto o planos de entrega. Incluyen versiones corregidas de la documentación técnica de instalaciones y de sistemas AV que hayan sufrido ajustes durante la propia implementación, así como descripciones de funciones complejas, o documentación de referencia para el uso cotidiano de los sistemas.
Una vez concluido el proceso de construcción, debe realizarse una etapa de pruebas de los sistemas. Dichas pruebas implican dos niveles.
- Cumplimiento técnico. Consiste en inspeccionar que la instalación se haya realizado de forma correcta y de acuerdo con los estándares de la empresa y la documentación del propio proyecto.
- Usabilidad. Valida que la operación del sistema coincida con las expectativas del usuario.
Una vez verificado y cumplido lo anterior, el proyecto esta listo para su cierre. El cliente debe recibir la documentación completa de todo el proyecto. Planos, manuales, memorias técnicas, fotografías, etcétera y aquellos documentos necesarios para posible escalabilidad, mantenimiento u operación de los sistemas. Programaciones, gráficos o trabajo a la medida deben entregarse o no dependiendo de lo que se haya acordado con el cliente y documentado previamente.
Esto fue solo un recorrido rápido por el proceso gerencial de proyectos AV que AVIXA propone para la propia industria, y si bien no es sencillo de implementar, permite disminuir la probabilidad de fallas, brindar claridad al cliente con respecto a que esperar de una manera formal, y alinear esfuerzos con desgaste menor en el transcurso del proyecto.
Si deseas más información al respecto, puedes encontrarla en nuestro estándar ANSI/INFOCOMM 2M-2010 Standard Guide for Audiovisual Systems Design and Coordination Processes, y los documentos AV Implementation Handbook y Ejemplo de documentación de proyecto AV, disponibles en nuestra página web sin costo para miembros de la asociación. Tienes otras dudas o necesitas algo diferente, escríbenos a sgaitan@avixa.org.
¡Hasta pronto!