Las juntas o reuniones no solo forman parte de la vida laboral actual, sino que representan posiblemente la actividad principal de la vida moderna. Planeación en equipo, creación de productos, análisis y revisión de proyectos, presentación de ideas, son solo algunas de las actividades realizadas en reuniones, cuyo impacto en la vida moderna es difícil de imaginar.

Los cambios que han sufrido las reuniones en la vida moderna son muy importantes. En su diversidad, forma, formalidad, tiempo, disponibilidad. La industria audiovisual profesional ha acoplado ciertos conceptos y ofertas para acoplarse a estos cambios, de allí provienen conceptos/soluciones como Huddle Rooms, Colaboración, Reservación de espacios, etc.

Sin embargo, aunque como industria hemos sido capaces de estar al pendiente de estos cambios para convertirlos en oferta de productos, servicios y soluciones, no siempre hemos sido capaces de poder ver la foto completa en lo que respecta a la evolución de esta actividad humana, para poder maximizar las oportunidades de negocio e influir de una mejor manera en el proceso de asesoría a los clientes.

IACC, una empresa especializada en el análisis de recursos de recintos para eventos para su estandarización y oferta de eventos para reuniones de excelencia, realizó un estudio con organizadores de eventos y reuniones en la región, analizando las reuniones actuales y futuros en diversos factores, incluyendo la tecnología, de nombre  IACC Meeting Room of the Future™- Latin America.

Dicho estudio con un enfoque orientado a reuniones en eventos, aunque con una gran vigencia para cualquier otro tipo de reuniones, analiza los objetivos de las reuniones y cómo han variado con el tiempo, cómo la creación de experiencias representa una prioridad al realizar la planeación de los mismos, los elementos físicos ideales para espacios de reuniones y su flexibilidad, alimentos y las necesidades de tecnología.

Dentro de los puntos relevantes en lo que a tecnología se refiere, hay varios que vale la pena destacar:

Internet: En lo que respecta a recintos para eventos, el internet se convierte en un punto fundamental. Contar con conectividad confiable y con ancho de banda amplio, crece en relevancia como factor decisivo para la selección del lugar, ya que esto permite a los asistentes el continuar “conectados” con sus actividades cotidianas, y asegurar la operabilidad de otras soluciones o actividades

Herramientas de colaboración: Las soluciones que se enfocan en la comunicación, e interacción o que permiten mejorarla si bien ya son parte importante de nuestra oferta actual, el estudio plantea que durante los próximos cinco años cobrarán una mucho mayor importancia, lo que nos permite notar que el mercado está más abierto a notar los beneficios de dichas soluciones, incrementando la adopción de las mismas.

Interactuar y comprometer: La tecnología es percibida cada vez más como un facilitador de la creación de experiencias. Es cada vez más solicitada en los espacios, especialmente aquella que permite generar una mayor interacción o compromiso por parte de los asistentes dados los beneficios que traen en términos de mejora de comunicación e integración en las reuniones. Ese “factor wow” es cada vez más buscado ya que favorece a la educación y a la participación. Sin embargo, es importante recordar que la tecnología por sí misma no logra el impacto deseado si el contenido no sigue la misma estrategia.

Si bien aún tenemos el reto de educar/asesorar al cliente en lo que respecta a la tecnología, la conciencia que el mercado tiene sobre la misma sigue incrementando: Preferencia por displays de emisión de luz sobre videoproyeccion ante el gusto de usar ambientes con mejor iluminación natural o incluso uso mayor de exteriores en la búsqueda de generación de ambientes más relajados para reuniones y una mayor conciencia sobre lograr una visibilidad sin obstáculos de las pantallas para los asistentes son temas que comienzan a preocupar más a los organizadores de reuniones ( y para los cuales, puedes usar los estándares DISCAS y PISCR de AVIXA para ayudar a resolverlo).

El resto de los elementos que conforman una reunión también están cambiando. Mayor flexibilidad, iluminación y adaptabilidad son buscados en el espacio y el mobiliario. El tiempo y duración de las reuniones también es un factor cambiante, donde la preferencia por más reuniones cortas sobre reuniones más largas es notoria, lo que incrementa la necesidad de optimizar tiempos, facilitar uso y disponibilidad.

Entender estos cambios y actuar de manera más proactiva a ellos, incluyendo aquellos que no son tecnología, es una de las actividades que podemos realizar para realmente traer valor a la relación con nuestros clientes. Es grato que un cliente nos llame para aclarar dudas sobre otros tipos de tecnología, sin embargo, que tal sería si nos llamaran para que brindemos nuestra opinión sobre su proceso de atención a clientes y sobre cómo podemos ayudar a mejorarlo?

Esto no significa que tenemos que dejar de ser una industria de tipo técnica, sino que debemos acostumbrarnos a que esa parte técnica no quede por encima de las necesidades y expectativas actuales sobre el sistema más grande donde el audio y video profesional participan.

¡Hasta pronto!

Escríbeme a sgaitan@avixa.org

Por Sergio Gaitán Serrano