Las plataformas de colaboración están transformando el mundo empresarial. Mas en estos tiempos de pandemia, cuando la comunicación remota es indispensable todos los días. Pero seguramente te has topado con la disyuntiva ¿Qué solución deberemos usar? Además es muy común encontrar que nuestra contraparte no tiene o no usa la misma plataforma de comunicación. Zoom, Teams, Webex, GoToMeetings, Google Meet, Slack, Workplace, 8×8 y un largo etcetera son las opciones que tenemos para hacer videollamadas, generar salas de reunión virtual, hacer intercambio de archivos, practicar el chat, colaborar en proyectos y mas.
Pero a veces usamos Gmail para el correo, Slack para intercambio de archivos, Zoom para videollamadas y Webex para los webinars. Entonces estamos usando soluciones unitarias para cada situación. Aunque varias de ellas permiten un ecosistema global (Microsoft Teams por ejemplo), incluso muchas empresas se niegan a pagar por los servicios devengados y prefieren que sus trabajadores usen las versiones gratuitas y que “se las arreglen” como puedan.
Estas situaciones suelen ser muy incómodas y complicadas porque “para nuestra mala fortuna” suceden al instante:
—“Tu mejor cliente ha accedido a darte 10 minutos de su atención en una videollamada y él mismo te manda la liga de Cisco Webex. Resulta que no tienes instalada la aplicación… debes buscarla, bajarla, instalarla, darte de alta y comprobar tu audio, video, han transcurrido 7-8 minutos en el mejor de los casos. Tu cliente te ha mandado dos o tres mensajes por WhatsApp presionando para iniciar la conferencia. Cuando estás finalmente listo, él ya no dispone del tiempo para ti; será en otra ocasión”.
¿Acaso deberemos tener todas las plataformas instaladas en nuestras laptops o dispositivos móviles? ¿Tendríamos que hacer pagos mensuales para acceder a las funciones más sobresalientes?
Es verdad que ya existen soluciones empresariales “ad-hoc” que permiten la interoperabilidad entre diversas plataformas, por ahora, estas opciones son altamente costosas y están enfocadas para desplegarse e implementarse en una sala de juntas presencial dentro de los corporativos y no para usuarios de home office.
¿Qué hacer?
Si quieres que tu negocio parezca serio y moderno, debería contar con al menos una solución de colaboración y comunicación unificada pagada. Si estás en el universo Google, podría ser la G-Suite que incorpora Google Meet para videollamadas empresariales de calidad. Si te encuentras en el bando de Microsoft, deberás contar con Office 365, lo que te permitirá tener acceso a Teams.
Con cualquiera de estas dos soluciones podrías solucionar tu comunicación interna: chat, intercambio de archivos, colaboración en tiempo real, videollamadas y más. Ambas cuentan con un alto nivel de seguridad.
En tu firma de correo electrónico, sería bueno acotar que preferirías tener videollamadas por tu plataforma pagada.
¿Qué pasa con la comunicación externa?
Con tus clientes, proveedores y amigos, la cosa no es fácil, pues ellos podrían trabajar con soluciones muy diversas a las tuyas.
He aquí algunas recomendaciones:
1. Antes que otra cosa, debes asegurarte que tu conexión a internet sea los suficientemente rápida y robusta para hacer una video llamada, 50 Mbps de “bajada” y al menos 10 Mbps de “subida” serán lo mínimo aceptable para tener una comunicación fluida. Entre menos velocidad tengas “de subida”, podrías tener continuos dropouts (pequeñas intermitencias) que se traducen en poca inteligibilidad en la voz y continuos congelamientos de imagen.
2. Recuerda que si en tu casa se conectan dos o tres personas a la vez, el ancho de banda de la conexión se compartirá lo que significa que podrías tener problemas de conectividad si tu red no es robusta. De otra manera programa tus reuniones o clases en línea para que no sucedan al mismo tiempo.
3. Antes de programar una reunión virtual, pregunta si les es posible unirse a Teams o a Google Meet, tal vez ellos cuenten con la misma plataforma.
4. Si la reunión es uno a uno, puedes optar por WhatsApp o Skype, es limitado, pero es seguro. Estas apps las deberías tener instaladas por default siempre en tu smartphone o tablet. Si insistes en hacerlo por Zoom versión gratuita, recuerda que tendrás un límite de 40 minutos.
5. Prácticamente todas las plataformas permiten conectarte mediante el uso de un navegador como Microsoft Edge, Chrome o Safari en el caso de MacOS por lo que no tienes la necesidad de tener instalados todos y cada uno de los servicios disponibles (Zoom, 8×8, Webex, GoToMeeting, etc). Mientras más aplicaciones corran en tu laptop o tablet a la vez, mayor uso de procesador y por ende menor rendimiento.
Suena complicado decantarse por una única solución (y lo es), pero mientras dure la pandemia tendremos que adaptarnos a estos cambios. Seguramente pronto tendremos sistemas con interoperabilidad, simples de usar y a precios decentes aún para todos los que trabajamos remotamente en casa.