Televic, sistema de conferencias gubernamentalesinst:all Columna Invitada 1 abril, 2022 Sistema de conferencias seminario web espacios gubernamentales Afines del año pasado, Televic organizó un seminario web con Inavate APAC, el sitio web y la revista de información para especificadores, instaladores y usuarios de tecnologías audiovisuales y afines en entornos profesionales. El tema en cuestión: el equilibrio entre la flexibilidad, la escalabilidad y la seguridad para los espacios gubernamentales. Para esta ocasión, el director de productos de Televic Conference, Didier Rosez, se unió a un panel de ponentes expertos con el Sr. Thaweesak Thamsirisup, presidente del principal distribuidor e integrador de sistemas audiovisuales de Tailandia, Vichai Trading (1983), y Gavin Bunn, director de cuentas senior de Pro AV Solutions en Queensland, Australia. El seminario web fue facilitado y transmitido por Inavate APAC desde su sede, Singapur. Al profundizar en las principales tendencias y cambios que afectan a los espacios de reuniones y conferencias gubernamentales, se obtuvieron 5 conclusiones clave del seminario web: La pandemia ha cambiado rápidamente los requisitos de los espacios de reunión gubernamentales Al menos una parte de los cambios ha llegado para quedarse La voluntad de adaptación está presente La seguridad es una preocupación, pero no una excusa La calidad de los resultados es un importante factor de motivación 1. La pandemia ha cambiado rápidamente los requisitos de los espacios de reunión de los gobiernos. Los panelistas fueron testigos durante el último año de un rápido cambio en lo que los gobiernos -desde los parlamentos nacionales hasta los consejos regionales y municipales- quieren y necesitan para su infraestructura de espacios de reunión. Un primer motor de cambio fue la necesidad de facilitar el distanciamiento social entre los participantes físicos en la sala del consejo. El hecho de que las personas se sentaran más lejos unas de otras y/o estuvieran separadas por paredes de plexiglás repercutía en la inteligibilidad del debate. Esto aumentó la necesidad de soluciones de audio de alta calidad para cada participante. Además, el traslado de las reuniones del Consejo a lugares más grandes aumentó la demanda de soluciones de conferencia flexibles, portátiles e inalámbricas. La segunda fase de la evolución se inició cuando hubo que sustituir las reuniones en persona por videollamadas en línea. Aunque plataformas conocidas como Teams y Zoom ofrecen la posibilidad de que las personas hablen a distancia, no incorporan las características críticas de una reunión gestionada, como la votación, la gestión del orden del día, la gestión del protocolo de la reunión, etc. Un tercer cambio se produjo cuando la pandemia remitió y los consejos volvieron a reunirse físicamente, pero no todos los participantes podían estar presentes debido a circunstancias como las cuarentenas, y el público aún no podía asistir a las reuniones. Esto creó la necesidad de dar cabida a las llamadas experiencias de reuniones híbridas, en las que algunos participantes están en la sala y otros se unen a distancia. Además, la legislación relativa a la transparencia y la libertad de información ha orientado a los gobiernos y los ayuntamientos hacia funcionalidades de transcripción, grabación y transmisión de calidad profesional integradas en sus soluciones de conferencia. Todo lo anterior ha aumentado la concienciación de gobiernos y ayuntamientos sobre el valor añadido que ofrecen los proveedores de integración de sistemas, frente a la “antigua” forma de trabajar con diferentes proveedores y servicios para las partes individuales del diseño de la sala de reuniones. 2. Al menos una parte de los cambios ha llegado para quedarse Aunque hay que reconocer el mérito de las administraciones públicas por adaptarse tan rápidamente a estas nuevas circunstancias, la pregunta que surge automáticamente es: ¿qué pasará cuando la pandemia finalmente amaine o pase? Los ponentes coinciden en que al menos una parte de los cambios adoptados se mantendrán incluso cuando -y esperemos que esto ocurra pronto- la pandemia sea un recuerdo lejano. El acceso a distancia a una reunión ya no se negará porque sí, sino que se aceptará y facilitará por diversos motivos (embarazo, maternidad, permiso, viaje de negocios, …). También se utilizará para invitar a expertos o ponentes externos a la reunión sin necesidad de que estas personas se desplacen físicamente al espacio del consejo. Además, ahora que ha ocurrido lo inesperado (nadie vio venir esta pandemia), los gobiernos quieren estar preparados para situaciones similares en el futuro. Ya vemos que los nuevos proyectos de espacios del consejo están equipados con sistemas de conferencia híbridos desde el principio, o se construyen para albergar a menos personas en salas más grandes, todo ello con las soluciones de audio adecuadas. 3. La voluntad de adaptación está ahí Mientras que los gobiernos y las instituciones públicas suelen ser reacios al cambio, hoy en día ya no es así. Esto es algo que debemos agradecer a la pandemia. Los funcionarios gubernamentales de todo el mundo han hecho un cambio mental para adoptar los cambios necesarios para hacer frente a la nueva realidad. Puede que este compromiso de adoptar el cambio baje una marcha después de la pandemia, pero la semilla se ha plantado y sin duda seguirá creciendo. 4. La seguridad es una preocupación, pero no una excusa El cambio a sistemas online e híbridos, y la incorporación de servicios de streaming públicos incorporados, ha tenido también, por supuesto, un serio impacto en los servicios informáticos internos de los gobiernos. En este sentido, las soluciones de conferencia avanzadas de hoy en día ya permiten reducir la presión de la carga de trabajo que supone la gestión de las reuniones híbridas. Los intuitivos módulos de gestión de reuniones permiten gestionar a los participantes físicos y remotos desde una única interfaz basada en la web. La seguridad, sin embargo, sigue siendo un gran obstáculo mental para muchos especialistas en TI. Especialmente la apertura de la red para el streaming o la asistencia remota por parte del proveedor del sistema, se considera a menudo un puente demasiado lejano. Será el sector de las conferencias el que tenga que demostrar que sus sistemas están a la altura de los más altos estándares de seguridad y encriptación de las empresas. Mientras tanto, la creación de una segunda red separada para el streaming es una solución intermedia práctica. 5. La calidad de los resultados es un importante factor de motivación Cuando se trata de convencer a los organismos gubernamentales y a los ayuntamientos para que inviertan en sistemas de conferencia con futuro, vemos claramente un efecto de bola de nieve. En otras palabras: las historias de éxito funcionan. Cuando un ayuntamiento implanta con éxito un nuevo sistema, los ayuntamientos vecinos se fijan en él y se inclinan por imitar la solución. Sin embargo, queremos señalar que la personalización gana siempre a la estandarización. Cada organización, cada ayuntamiento y cada espacio son diferentes y pueden requerir un enfoque distinto. Una referencia que se suele utilizar para evaluar el valor de la inversión es la calidad de salida tangible, por ejemplo, un flujo altamente estable con una excelente calidad de audio y vídeo.
